Las Herramientas Informáticas al Servicio de la Organización de Eventos

No hace muchos años, con anterioridad a la introducción masiva de las computadoras en los hogares–aproximadamente 25 años-, la Organización de Eventos, no contaba con la importantísima ayuda de la Informática para el diseño, organización, coordinación, y, en definitiva, para la realización de cualquier evento exitoso.

Antes del boom de la Informática, estos eventos debían mucho a la capacidad del organizador, para gestionar personalmente recursos tanto humanos como materiales, de proporciones gigantescas. Ello acarreaba la necesidad de trabajar con grandes grupos de personas, las cuales se dividían las tareas, para poder llevar adelante el evento. Además, se debían contratar de manera externa a los especialistas en diseño, o en ambientación.

Un ordenador en cada oficina, en cada casa.

De esta manera comenzaba la célebre frase de Bill Gates, pronunciada hace más de 40 años, cuando la computación estaba en sus inicios[1]. En ese momento muchos tomaron en gracia, que los ruidosos, aparatosos, sistemas fueran a ser demandados por los hogares, y por las empresas. Poco más de una década y media después, la PC estaba presente, al menos, en la mayoría de los hogares de los Estados Unidos, y muchos países de Europa, y el Este Asiático. Para los años 2000, el fenómeno informático era una realidad en toda Latinoamérica, y Asia. En la siguiente década, con el salto cualitativo de la telefonía móvil a los llamados smartphones, la dimensión informática se ha vuelto casi universal.

Con la disponibilidad de las PC’s en cada empresa, se resumieron varias tareas. Primeramente, los contactos, ya sea a proveedores, empresas subcontratadas, especialistas, y clientes ha dejado de demorar lo que tardaba el servicio postal, o los inconvenientes de una llamada telefónica; el correo electrónico fue el medio que agilizó todas estas gestiones, volviendo más eficiente el trabajo del organizador de eventos.

De igual manera, los aspectos del diseño de las presentaciones, invitaciones, la ambientación misma del espacio físico del evento, así como temáticas y escenarios especiales, con la preeminencia de la informática, llevaron al surgimiento de todo un grupo de especialistas que llevaron el diseño, la edición de imágenes y la decoración a un nivel superior con las incalculables herramientas que ofreció el software especializado.

Como ejemplo, podemos ver el caso de las Invitaciones a los eventos. Antes de la informatización de la Organización de Eventos, las invitaciones debían cursarse por vía postal, implicando altos costos y el riesgo de no llegar al destinatario. Con la masividad del e-mail (justamente: “correo electrónico”) este costo, y este riesgo desaparecieron. Ya no fue necesario esperar ni una hora para que se distribuyan las invitaciones, tarea realizada de manera instantánea, incluso un mismo e-mail, con múltiples destinatarios. Sumado a esto, todo el “arte” de la ornamentación propia de las invitaciones, no se perdió, sino que se incorporó en el nuevo medio, con tipos de fuentes, colores, imágenes, entre otros.

La nueva era: la irrupción de las “App’s”

Conforme la tecnología del software, sea de computadoras (en todos sus formatos, PC, Notebook, Netbook, etc.) o de los dispositivos móviles (tabletas, smartphones, reproductores de múscia, etc.), evolucionó aparecieron un tipo de programas, que eran particularmente pertinentes para sistemas operativos simples, que corren en teléfonos, tabletas y hasta algunos Sistemas Operativos de PC (ej. Windows 10): las llamadas Aplicaciones.

¿Qué ventajas aportaron a la revolución informática?

• Inmediatez
  • Envío de Invitaciones
  • Formulación del Evento
  • Contacto de Proveedores
  • Coordinación del grupo de trabajo
• Diseño
  • Invitaciones
  • Publicidad
  • Visuales en: Página Web – Redes Sociales
• Asistencia
  • Confirmaciones Instantáneas
  • Modificaciones de Agenda
  • Cantidad de invitados
• Gestión de Recursos
  • Humanos: Grupo en contacto 24hs
  • Materiales, gestión de envíos, pago virtual de impuestos, costos, y servicios.

En definitiva podemos decir que las herramientas informáticas han simplificado las numerosas tares que desarrolla el Organizador de Eventos a la hora de llevar a delante cada emprendimiento. A su vez, han surgido nuevos lugares para que se desarrollen especialistas en software y aplicaciones de distinta naturaleza, que ocupan similares puestos a los requeridos antes de la informatización.

También es cierto, que los nuevos insumos de la informática, sea hardware o software, se han simplificado, vuelto más sencillos, por lo que puede darse el caso, que una persona, sola, con recursos suficientes (económicos) gestione sola un evento de 1000 personas. Y todavía no hemos visto la etapa final de este camino de crecimiento de oportunidades y herramientas de trabajo.

05-11-2017

Alumna: Belén S Barroso

Profesor: Rodríguez D.

[1] «Un ordenador en cada oficina, en cada casa. Microsoft en cada uno de los ordenadores.» (1975) – Bill Gates CEO Microsoft Corporation.