En la actualidad, el trabajo en equipo demanda entablar negociaciones, presentaciones, etc que requieren organizar encuentros como parte del negocio. Esta regularidad llevo a pensar la manera de aumentar su productividad; y, como las reuniones ineficaces generan empleados ineficaces, toda reunión requiere de una organización y sistematización.
Tips para lograr reuniones efectivas:
- Realizar una invitación formal: aquí tiene que estar descripta la localización, el horario, y la agenda.
- Generar una agenda con temáticas importantes a discutir: esta logrará que los participantes no se dispersen hablando de otras cosas y extienda más del tiempo estipulado.
- Cada participante debe saber su rol en la reunión: invitar solamente a la gente que va a estar involucrada en la resolución de un tema así el empleado no pierde su tiempo en vano.
- Horario exacto de comienzo: el cumplimiento del horario es el primer requisito para que el quipo de trabajo se concentre ya que los retrasos provocan serias distracciones o hay que volver a presentar el tema para q los que recién llegan estén al tanto, etc.
- Duración moderada: no debe ser más largo que hora y media. Las reuniones demasiado largas terminan siendo improductivas debido a la falta de estructura.
- Flujo informativo: es necesario contar con un espacio que cumpla todos los requisitos para que la reunión se lleve a cabo. Deben haber computadoras, impresoras y un proyector por si se quiere dar una presentación. La falta de información podría retrasar decisiones cruciales.
- Ofrecer algo para tomar: café, té, agua, gaseosa o jugos.
- Colocar sobre las mesas tarjetas de ubicación teniendo en cuenta el protocolo de prioridad.
- Tener a mano en una mesa biromes o lápices y hojas o cuadernos donde anotar.
- Se aconseja que en una reunión asistan hasta 8 personas como máximo.
- Distinguir el objetivo.
- Analizar si el tema justifica la convocatoria a una reunión.
Es importante recordar que las ceremonias son las que mantienen los lazos de unión entre las personas que las integran, permiten construir y desarrollar una visión compartida de los objetivos que se proponen y dan un marco para la vida de la empresa. Es por esto que las empresas multinacionales contratan departamentos de eventos para generar una mayor productividad en su empresa.