La complejidad del ser humano en sociedad nos lleva a la necesidad de la existencia de organizaciones que agrupan a las personas para su propio bienestar. Mayntz dice, «Un individuo contemporáneo, no puede vivir por fuera de las organizaciones porque necesita de otros individuos, para hacer lo que quiere hacer». El individuo puede pertenecer a más de una organización como por ejemplo: la escuela, los hospitales, una empresa, la iglesia, el ejército, la prisión, etc.
En la antigüedad las ciudades tenían calabozos para los deudores de impuestos. Los tribunales imponían, ante la violación de las leyes penas corporales con más frecuencia que la privación de la libertad. Hacia el final del siglo XVI, comenzaron las prisiones de trabajo, y desde entonces se desarrollo la prisión moderna. Cada periodo histórico produjo diferentes procesos de exclusión y marginación de diferentes sectores sociales. Las formas culturales y políticas que adoptaron fueron para legitimar estos mecanismos de segregación. Cada sociedad se organiza en modelos judiciales y represivos para el correcto funcionamiento de estos mecanismos. Estas instituciones actúan como fiadoras de cada sistema social vigente, articulan y organizan la sociedad.
La libertad de las personas, es uno de los derechos más preciados de todos los seres humanos. En ciertas circunstancias, las autoridades judiciales pueden decidir que es necesario privar algunas personas de ese derecho, por un periodo de tiempo como consecuencia de acciones por las cuales han sido condenados, o de las cuales han sido acusados. Cuando sucede esto, las autoridades judiciales transfieren estas personas al cuidado de la administración de prisiones. A partir de ese momento estas personas se consideran reclusos. La esencia del encarcelamiento consiste en la privación de libertad, y la tarea de las autoridades de la prisión es asegurar que se implemente.
La gestión penitenciaria debe actuar dentro de un marco ético. Sin un solido contexto ético, la situación en la que a un grupo de personas, se le otorga una considerable autoridad sobre otro, puede tener su consecuencia en un abuso de poder. El contexto ético no es solo una cuestión de la conducta de cada miembro del personal penitenciario hacia los reclusos. En todo el proceso de gestión, desde arriba hasta abajo, debe prevalecer el sentido de que la privación de la libertad, debe tener una base ética. Si no existe una previa consideración de los imperativos éticos, pueden desembocar en situaciones muy inhumanas. El elemento fundamental de la gestión penitenciaria, es la gestión de seres humanos, tanto de personal como de reclusos.
Tal como las escuelas y hospitales, las prisiones son instituciones que deben ser administradas por poderes civiles, con el objetivo de contribuir al bien público. El estado tiene un deber de proteger a la sociedad contra los delitos, mientras que al mismo tiempo, de promover el bienestar de todos los miembros de la sociedad. La administración correcta de prisiones es una importante contribución a esos deberes, es importante que exista una clara separación organizativa entre la policía y el servicio penitenciario. En muchos países, la administración de la policía esta bajo la jurisdicción del Ministerio del Interior, la administración penitenciaria es responsabilidad del Ministerio de Justicia. Éste es uno de los métodos para garantizar la separación de poderes y de subrayar la estrecha vinculación que debe existir entre la autoridad judicial y el sistema penitenciario. Como regla general, se prohibirá que los miembros de la Policía o de las Fuerzas Armadas ejerzan funciones de custodia directa en los establecimientos de las personas privadas de libertad será necesario que los miembros del personal trabajen exclusivamente como funcionarios penitenciarios profesionales, tener la condición de empleados públicos y, por tanto, la seguridad de que la estabilidad en su empleo dependerá únicamente de su buena conducta, de la eficacia de su trabajo y de si aptitud física.
La reclusión es parte del proceso de la justicia penal y en las sociedades democráticas, las personas son enviadas a prisión por jueces independientes nombrados por el poder civil. También el sistema penitenciario debe estar bajo el control civil y no militar. La administración penitenciaria no debe estar directamente en maso del ejército u otra institución militar. Dicha administración se ha burocratizado.
La burocracia moderna se caracteriza por la forma en que se reclutan los funcionarios y por su relación con respecto al cargo. Según Weber, también hay que considerar la configuración interna (la escala de los cargos, que forma un sistema de jerarquización, control y fiscalización, la competencia de los cargos, el establecimiento de obligaciones especificas, las facultades de mando y las sanciones permitidas). La administración se rige mediante un sistema de reglas impersonales y fijas.
Según Mayntz, las organizaciones tienen una característica decisiva que es la racionalidad, en cada uno de ellas rige como orientación y guía a seguir. Se refiere a la racional ya que la organización persigue si objetivo y no al contenido de ese objetivo.
«Las escuelas, prisiones y hospitales solamente están burocratizados en la espera de su personal, técnico principal». Mayntz lo que quiere decir, que una formación social puede poseer las características de una organización aun sin tener burocracia.
