Selección del equipo de trabajo:
es el más importante de todos los pasos. Cuando aquí se toma una mala decisión se verán reflejados los desafortunados resultados en todo el proceso.
Las personas seleccionadas para ser parte del equipo DEBEN ser:
Responsables, puntuales, comprometidas con el evento, desinteresadas, con experiencia de trabajo en equipo, no conflictivas ni habladoras, que en caso de haber problemas estén dispuestos a dar la cara.
No todos pueden hacer todo, es por eso que el equipo completo se dividirá en tres grupos básicos:
Equipo organizador:Serán los encargados de delegar responsabilidades equitativamente y corregir oportunamente posibles problemas. SIEMPRE deben estar enterados de lo que sucede en las áreas que coordinan, si ellos no lo saben será imposible ponerse de acuerdo. Estas áreas son secciones que facilitarán el control de todos los aspectos del congreso:
1. Ponentes
2. Tesorería
3. Logística
4. Registro
5. Patrocinios
6. Diseño y publicidad
7. Difusión
8. Documentación
9. Fiestas y eventos culturales
10. Actividades recreativas externas.
Colaboradores: son los que trabajarán específicamente en alguna área del congreso. La elección de colaboradores es igual de importante que la del equipo organizador. En este rubro la puntualidad y la responsabilidad son básicos para la selección de estos.
Operativos: Estos se requerirán únicamente el día del evento, a lo mucho dos o tres días antes, sólo para resolver dudas o afinar detalles sobre lo que realizarán. Su participación es necesaria cuando se requiere cambiar el escenario, conectar cables, cargar muebles, impresoras, computadoras, bocinas, aquellos que pasarán el micrófono o avisos al maestro de ceremonias, así como edecanes y personas de registro, quienes ejecutarán actividades sencillas pero muy específicas. Esto hará la diferencia para una buena organización y para la completa satisfacción del congresista.
Fechas, presidium y calendarización:
Para empezar a organizar adecuadamente un congreso debemos tener bien establecidas las fechas, estará libre para nuestro evento si lo reservamos con 2 meses de anticipación. Es por eso que mínimo un año antes debe estar reservado el lugar, con documentos escritos y firmados que avalen dicha reservación para los días del congreso, así podremos evitar problemas con los responsables del auditorio y respaldaremos concretamente nuestro lugar en las fechas solicitadas.
Distribución del presupuesto:
El dinero es uno de los puntos claves para el éxito de un congreso, así que es recomendable que los integrantes del área de tesorería tengan como mínimo gusto por las cuentas, de preferencia que tengan cierta habilidad con los números, que sean responsables, puntuales, dedicadas y con facilidad para la toma de decisiones.
Estos son algunos puntos que hay que tomar en cuenta para evitar los primeros errores comunes:
•Para evitar pérdidas recuerda guardar todos los comprobantes en un mismo lugar, al igual que todos los archivos de auditorías.
•Cuidar que en las facturas venga el IVA correctamente desglosado.
•Tener en cuenta que hay que “perseguir” facturas.
• No dar dinero sin un recibo a cambio.
Selección de la temática y diseño de imagen
En este punto aún no se tiene una idea concreta del rumbo temático del congreso,Como organizador de un congreso puede que te encuentres en alguna de estas dos variantes:
Externo al público al que va dirigido: Aquí entran aquellas personas contratadas específicamente para organizar el evento sin tener conocimiento profundo o interés en los temas que se tratarán en las conferencias, por lo que no pueden tomar la decisión del tema que se desarrollará en el congreso. Hasta cierto punto son más operativos.
Miembro del público al que va dirigido: En este rubro se encuentran aquellas personas involucradas directamente con los intereses de los asistenes, son parte de la asociación, grupo o institución educativa a la que se está dirigiendo este evento. Este segmento sí tiene la capacidad de decidir el rumbo de la temática que se abordará en el congreso. Normalmente han acudido a eventos similares o tienen conocimiento de congresos pasados que van seriados con el que se está organizando.
Búsqueda de patrocinadores:
Algunas de las características con las que es recomendable que cuenten los integrantes del área de patrocinios son: tener facilidad de palabra y persuasión, saber redactar, tener contactos, de preferencia deberán contar con auto propio, tener flexibilidad de tiempo y que puedan ser fácilmente localizables.
Cartas de patrocinio
Al redactar una carta de patrocinio se necesita ser conciso, a las empresas no les atrae mucho el darle vueltas al asunto, sin embargo, debe estar incluida toda la información que requiere para apoyarnos. Un posible orden para desarrollar el contenido de una carta de patrocinio sería el siguiente (esto puede variar dependiendo del tipo de empresa, alcance del producto o servicio y en algunos casos la nacionalidad):
•Presentación de la persona u organización que solicita el patrocinio.
•Descripción breve del evento (nombre, fecha, lugar, objetivo, magnitud del evento y personalidades más importantes que acudirán).
•Tipos de medios de difusión masiva que se utilizarán (en caso de proponer la publicidad como beneficio para la empresa).
•Razón concreta por la que la empresa fue elegida como posible patrocinador del congreso.
•Beneficios que recibirá (¡muy importante!)
•Forma de contacto.
•Despedida, nombre y firma de la persona que estará en contacto con ese patrocinador en caso de aceptar la propuesta o de tener alguna duda.
Cartas a ponentes
El equipo encargado de esta área de ponentes debe tener las siguientes características: ser comprometido, puntual, responsable, saber redactar en español y de preferencia también en inglés, tener paciencia parainvestigar ,hablar inglés al menos en un 60%.
Difusión y facilidades de pago
Algunas de las características con las que deben contar los miembros del área de difusión son: puntualidad, responsabilidad, compromiso, facilidad de palabra, facilidad de desplazamiento, buena presentación y de ser posible tener contactos en eventos relacionados, En este punto es indispensable que el área de tesorería haga una relación del costo de la inscripción con respecto al mes en el que los congresistas pagarán su entrada.
Aquí van algunas promociones que pueden realizarse en el pago de inscripción:
•Descuento por pertenecer a la Institución donde se llevará a cabo el congreso. Por ejemplo, en nuestro congreso era más barata la inscripción para aquellos que eran parte de la comunidad estudiantil de la Universidad.
•Descuento por grupos. Este puede ser de 10, 15, 20 o más personas, dependiendo de lo que el área de tesorería diga que conviene.
•Descuento por pago adelantado. Entre primero paguen más descuento!
•Descuento a los organizadores de grupos. Esto se aplica a aquél que se encargó de organizar y llevar a un grupo numeroso al congreso. Entre más grande sea el grupo más beneficios recibe el organizador.
Organización de logística y traducciones
El área de logística debe estar integrado por personas que sean: puntuales, responsables, comprometidas,organizadas, muy activas, con facilidad y rapidez en la toma de decisiones. El área de logística se divide en dos grandes partes:
Logística de montajes y logística técnica. Logística de montajes: Se refiere a todo el mobiliario requerido para el congreso. Aquí es recomendable que dividan los lugares donde se va a desenvolver el evento para no tener confusiones posteriores. Por ejemplo, en mi caso fue en el auditorio de la Universidad, éste se dividió en tres partes: escenario, lobby y explanada del auditorio. De esta manera, se puede tener mayor control de lo que se necesitará en cada parte.
Logística técnica: Ésta abarca lo necesario para el buen funcionamiento del sonido y la iluminación. Aquí normalmente se realiza en conjunto con el personal del lugar que se ha reservado, sin embargo, también es necesario coordinarlo ya que cada auditorio tiene sus reglas y el área de logística debe estar al pendiente de lo que se necesite o se solicite por parte del área técnica del lugar, así se puede tener mayor control durante cualquier situación que ocurra durante el congreso.
Viáticos de ponentes
Ahora que los ponentes han aceptado nuestra invitación, debemos escribirles y agradecerles para empezar a crear un lazo de constante comunicación. Hay tres posibles situaciones que pueden ocurrir en la relación entre el área de ponentes y el ponente:
• Acceder : Es cuando aceptamos sin objeción las condiciones del ponente. Por ejemplo, acceder a comprarle boletos en primera clase aunque sabemos que habrá que sacrificar otras cosas para solventar ese gasto.
•Persuadir : Aquí tratamos de darle a entender al ponente que hay otras opciones que podrían convenir a ambos. Por ejemplo, platicarle de los beneficios que podría tener al viajar en clasebusiness(para no tener que gastar en primera clase).
•Negociar: Esta incluye las dos, es decir, se puede acceder en algunas cosas pero al mismo tiempo darle a entender que no todo se podrá, proponiendo así otras alternativas.
Este punto de viáticos abarca lo más caro del congreso. Un gran porcentaje de las ganancias se va en pagar este tipo de cuentas. A continuación explicaré lo que a mi parecer son los 5 aspectos más importantes de este punto:
•Boletos de avión
•Transporte terrestre
•Hospedaje
•Comidas
• Aspectos técnicos.
Paquetes de congresistas
Normalmente, en todos los congresos se le da un paquete “básico” al congresista para que no le falte nada mientras dure el evento. Las 4 cosas indispensables que debe contener este paquete son:
1. Programa.
2. Libreta, block o algo donde escribir.
3. Pluma, lápiz o algo para escribir.
4. Bolsa, portafolios, carpeta o algo para transportar todo lo anterior.
Organización de brindis, fiestas y eventos recreativos
Este punto será organizado principalmente por elárea de fiestas y eventos culturales, las principales características de los miembros de esta área son: ser puntuales, responsables, de preferencia deberán contar con auto propio o facilidad de desplazamiento, flexibilidad de tiempo y si tienen contactos mejor.
Dudas y contacto continuo con los ponentes.
El área de ponentes siempre debe estar al pendiente de cualquier pregunta que surja departe de ellos durante este proceso.No se puede suponer que algo está hecho o dicho.
Organización y logística de documentación.
El documentar el congreso no sólo deja un beneficio económico, ni únicamente la satisfacción de tener una evidencia de lo sucedido en esos días que tanto trabajo nos costaron, también sirve a mucha más gente que por una u otra causa no pudo asistir, así como a crear un historial que ayude a la siguiente administración encargada de realizar un congreso aún mejor del que nosotros intentamos.
Impresiones finales y preparación de registro.
En este momento nos encontramos en la recta final del proceso antes del congreso, con esto me refiero a un periodo entre un mes y 15 días antes de la gran fecha. Tal como lo dice el título de este punto, las impresiones finales más comunes a estas alturas son:
•Programa
•Diplomas
•Letreros (para registro, ponentes, talleres, avisos, etc.)
•Alguna otra cosa del paquete de conferencistas que se haya retrasado
Aplicación de logística, montaje, recordatorios y otros detalles la logística
se empieza a aplicar unos cuantos días antes del congreso,dependiendo de la magnitud de éste y de la disponibilidad del auditorio o sede.Es hora de reunir todas las cosas que hemos estado consiguiendo en este tiempo (hablando en aspectos técnicos, como pilas, computadoras, extensiones,micrófonos, música, muebles, lámparas, sillas, botellas de agua, etc.) También hay que montar el escenario que utilizaremos, ya sea podium, sala, mesa o lo que sea. Unos días antes también debemos probar el sonido, el cañón, chequear las pantallas y todos esos aspectos que anteriormente sólo teníamos ordenados por escrito.