Coordinación Unidades de Distribución
A – Contratación de Unidades de Distribución
Director Ejecutivo / Gerente de Operaciones
- Ante requerimientos puntuales o servicios, determinan el tipo y la cantidad de vehículos a contratar.
- Comunican los requerimientos de contratación al Jefe de Distribución, indicando cantidad y Características de los vehículos a contratar.
Jefe de Distribución
- Recibe los requerimientos de contratación de vehículos (cantidad y características).
- Con base en los requerimientos mencionados, averigua proveedores en el mercado y realiza los contactos necesarios a fin de realizar la contratación.
- Al momento de realizar la contratación de los vehículos para efectuar las tareas de transporte de mercadería, verifica el estado de los vehículos a contratar, controlando lo detallado en el FO-AD-03 Control General de Vehículo.
- Solicita a los postulantes u oferentes, copia y evidencia original de la documentación
reflejada en el formulario FO-OP-21 – Control de Transportistas; adicionalmente, en el caso que el contratante sea una empresa, se le solicitará:
? Respecto a la Póliza de Seguro de Vida Obligatorio: nómina del personal amparado y
Comprobante de pago.
?Inscripción Monotributo.
Y para el caso que el Transportista sea empleado a su vez de otro Transportista, se le
Solicitará adicionalmente toda aquella documentación necesaria para concretar el proceso
Acorde a las necesidades de la contratación.
- Una vez recibida la documentación precedente, y en el caso que el control realizado haya sido aprobado, procede a la firma del contrato con el Proveedor / Transportista.
- Con la información presentada, confecciona un legajo de cada proveedor.
- Para la aprobación de ingreso y egreso de planta ciudadela de los vehículos en mención, se procederá de acuerdo al PR-OP-16 Seguridad.
- En caso de desvinculación, receso de contrato con un Transportista o cambio del mismo, con el fin de la incorporación del nuevo proveedor, luego de dar la aprobación, debe enviar por correo electrónico la información a la Jefatura de Recursos Humanos y Seguridad, 48 hs antes de su ingreso.
Transportista
- Debe presentarse en la empresa para firmar la documentación, recibir uniforme y elementos de seguridad 24 horas antes de su incorporación.
B – Control de Documentación / Control Preventivo de Vehículos
Jefe de Distribución
- Registra a cada Transportista en FO-OP-21 – Control de Transportistas donde
semanalmente, controla la documentación que se está por vencer y la reclama para que
validen las habilitaciones correspondientes.
- En caso de producirse el incumplimiento en la documentación, la reclama al transportista respectivo hasta tanto complete la documentación.
- Mensualmente, efectúa un control preventivo del estado y mantenimiento realizado a cada vehículo de acuerdo a lo definido en FO-AD-03 Control General de Vehículo y lo archiva junto a la documentación soporte que demuestre dicho mantenimiento.
NOTA: se aceptará la factura de compra o del servicio realizado al vehículo respectivo como documentación soporte de los mantenimientos verificados.
- En caso que los vehículos no realicen el mantenimiento respectivo definido lo reclamará para que se lleve a cabo.
C – Descuento a Transportistas
Administrativo de Cuentas
- Diariamente, del registro FO-CC-02 Reclamos y Reposiciones, verifica cuáles fueron los productos faltantes del día anterior en la expedición y que el ítem de la columna “Descuento a” se encuentre vacía.
- De los recorridos que han tenido inconvenientes por dichos faltantes, analiza si corresponde el descuento o no según sea el caso; para la toma de decisión deberá verificar la siguiente documentación:
Referente
- En el caso que los reclamos refieran a perdida de la calidad de la mercadería por causas derivadas de la manipulación o estado del transporte durante el recorrido, desde la salida de planta hasta su entrega al cliente o viceversa, se aplicará el descuento.
- Registra en FO-CC-02 Reclamos y Reposiciones, si corresponde o no, el descuento al
Transportista, ya que se lo hace responsable económicamente de la mercadería durante el transporte.