Problemas comunes en la gestión del almacén para las pymes
Que la estrategia logística ha cambiado es un término más que maduro y obligatorio para todas aquellas empresas que tengan un componente de distribución dentro de su actividad.
Hace ya tiempo que la cadena de suministro dejó de ser el patito feo al que nadie miraba, para convertirse en un importante foco de atención. Y es que en la torta de gastos totales de cualquier pequeña y mediana empresa, la logística representa casi un tercio.
Un almacén ya no es el lugar donde guardar una mercancía y hacerlo de cualquier manera, sino un eslabón fundamental para el servicio del cliente. Es el punto de partida para la satisfacción de quien consume el producto, o el cuello de botella para que deje de hacerlo. Es una estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de generar un valor añadido.
El problema es que en muchos negocios aún no se ha entendido así y sigue siendo algo urgente (y mucho), pero no prioritario. De manera que dejan que el almacén siga funcionando como lo ha hecho hasta ahora mientras su atención se focaliza en otras actividades del negocio.
En este contexto, estos son los problemas más comunes en una gestión de almacén:
Organización, control y espacio
El primero es que no se conocen las ubicaciones, lo que conlleva que el tiempo de manipulación sea mayor y, por lo tanto, el plazo de entrega a cliente también aumenta.
Un segundo problema es que el almacén no dispone de suficiente espacio, ya que los pasillos no se respetan y cualquier espacio o esquina es buena para dejar un pallet. El producto puede sufrir una merma de calidad si no tiene un tratamiento específico y adecuado a sus necesidades, por ejemplo una zona de temperatura controlada.
Un tercer problema es la inexistente organización en el almacén que, aun estableciéndose, no se respeta. A medida que crece una empresa, también lo hace el volumen de sus mercancías, que se colocan en cualquier parte de la cadena simplemente porque aquel día había un hueco donde darle entrada. Una mala distribución en la línea hace que los recorridos de manipulación también se vean incrementados, lo que repercute de nuevo en los plazos de entrega.
Errores de picking y falta de trazabilidad
La falta de trazabilidad interna y externa del producto sería otro gran problema, puesto que nunca será un buen momento para hacer inventario, mientras la pérdida de control de las mercancías es cada vez más habitual.
Los errores en el picking afectan negativamente tanto a la fiabilidad del stock como a la satisfacción del cliente, que te puede perdonar un error pero no dos. La logística inversa supone una gran pérdida de tiempo si el proceso no está claro y los procedimientos bien definidos, por lo que cuando se comete un error con el cliente el nivel de trabajo se multiplica por tres.
Gestión de información y problemas de inventario
Otro problema común es la difícil, por no decir imposible, gestión de la información para la toma de decisiones. La disponibilidad y fiabilidad de la información a tiempo real no es certera, y esto trasciende a muchos planos.
Por un lado, el aprovisionamiento no es sobre ningún pilotaje, más bien por intuición o sensación camuflada de experiencia pero sin soporte numérico. Por otro, las consecuencias son severas para el control de stock ya sea por exceso o por defecto.
Los problemas de inventario provocados por la caducidad y obsolescencia se establecen como el quebradero de cabeza por excelencia en la gestión del almacén. El objetivo general de una gestión de almacén consiste en garantizar el suministro continuo de materiales para asegurar el servicio de forma ininterrumpida, es por esto que la palabra rotura debería quedar fuera del diccionario de cualquier logístico.
Integración del sistema, KPIs y optimización de los RRHH
La gestión de los almacenes de las pymes adolece de una falta de integración entre los diferentes procesos logísticos: recepción, transferencias, consumos, altas de fabricación, picking y expediciones. No hay traspaso de información de un departamento a otro. Tanto es así, que el trabajo en ocasiones o no se hace o se duplica.
Otra cuestión que deben abordar los gestores es el uso de KPIs, con el fin de conocer la productividad de la empresa y el coste de las operaciones logísticas. Las empresas no son capaces de potenciar sus puntos fuertes, ni mejorar sus fallos, simplemente porque no los tienen identificados.
Por último, se deben optimizar los Recursos Humanos de la empresa, ya que estos, que constituyen el capital más valioso de la operación, están desaprovechados. Para ello, se deben encajar los perfiles de la plantilla para encontrar el balance en la cadena de producción.
Así, conviene preguntarse si las pymes disponen de los medios para optimizar los procesos de su almacén y, por supuesto, la respuesta es un rotundo sí. De hecho, no solo pueden hacerlo, sino que deben hacerlo.
Todos los puntos mencionados anteriormente tienen un tremendo impacto en el negocio. Si se analizan cada una de las situaciones, todas y cada una de ellas conducen al mismo camino: no se puede mantener el nivel de servicio actual si no es incrementando los recursos lo que se traduce, evidentemente, en un aumento de costes.
No obstante, hoy en día, la tecnología que permite informatizar estos procesos y disminuir su coste está al alcance de todos. Se trata de los Sistema de Gestión de Almacén, que permiten al usuario pilotar toda su cadena de forma sencilla, intuitiva y con información a tiempo real para facilitarte la toma de decisiones en cualquier momento de la operación.
