La Facturación Electrónica es un documento comercial – comprobante en formato digital que reemplaza al formato físico (papel).
Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
Se genera en el sistema normalmente desde la facturación o desde un remito de ventas. Una vez hecha la factura el sistema se conecta al web service de AFIP y le pasa los parámetros requeridos. AFIP retorna la autorización de la factura conjuntamente con el número de CAE, datos que se guardan en el sistema asociados de comprobante. Luego la factura se puede imprimir o guardar en formato PDF para luego ser enviado al cliente.
Previamente se necesita obtener un certificado digital emitido por AFIP y se guarda en la PC que se comunicará para obtener autorización y CAE correspondiente.
Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:
- La legibilidad de la factura.
- La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
- La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).
Los Beneficios de la factura electrónica son:
- acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
- reducir errores humanos;
- eliminar costes de impresión y envío postal;
- facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
- reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
- mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
- facilitar la lucha contra el fraude;
- subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
- y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.