Son aquellos documentos donde se plasma la información financiera de la compañía, operaciones que se realizan en un período de tiempo determinado, y los cuales hay que legalizar de manera periódica.
Éstos, no solo le es útil a las empresas para llevar sus números de manera organizada, sino que también hay algunos que son obligatorios y otros solo de apoyo. Los obligatorios son: LIBRO DIARIO, LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES. Los libros de apoyo no obligatorios son: LIBRO MAYOR Y LIBROS AUXILIARES.
Es recomendable que prestar atención, más aún, si es un dueño de negocio, ya que le va a permitir manejar su empresa o emprendimiento de la manera en que las grandes compañías del mundo lo hacen. Esto lo va a favorecer enormemente, ya que uno de los grandes errores del ser humano a la hora de emprender su comercio o bien – siendo un administrador- de una organización, es no conocer los números que maneja, no saber que son activos o pasivos, no saber calcular los gastos que le lleva vender un producto, y por sobre todo no llevar un control responsable de sus finanzas. Esto es un error muy grave, que lo podría llevar a la quiebra o a perder un puesto de trabajo.
Una vez entendido la importancia de los libros contables y de llevar registro serio de su contabilidad, vamos a pasar a definir que son cada uno de los libros contables más importantes.
Concepto de libro diario, libro mayor, libro de inventarios y balances y libro auxiliares.
¿Qué es libro diario?
Es aquel libro donde se registran todas las operaciones económicas que ocurren en una empresa en su día a día, siguiendo siempre un orden cronológico.
Cada registro del libro contable se denomina asientos, éstos implicaran una modificación en las cuentas de la empresa. Ya sea en sus cuentas de ingreso, gasto o patrimonio.
¿Qué es el libro mayor?
Es un registro auxiliar, en el que cada página se destina para anotar los débitos, créditos y los saldos de cada una de las cuentas de una organización.
Su formato es de cinco columnas.
El libro mayor es utilizado para llevar estrictamente el manejo de los ingresos y egresos diario de la empresa.
¿Qué es el libro de inventario y balance?
Este libro se iniciara con la descripción y valuación de los bienes con los que el comerciante tiene al inicio.
Es una síntesis de los activos físicos de la empresa (mercaderías y activos fijos fundamentalmente), así como las deudas pendientes (deudores y acreedores). En las deudas pendientes se deben describir todos los préstamos, tanto a corto como al largo plazo.
No tiene un formato definido, ya que contienen una variedad de documentos de diferentes formatos. Cada ítem a detallar tiene sus particularidades.
¿Qué son los libros auxiliares?
Son libros que nos sirven para detallar en forma clara y precisa los registros de las operaciones o transacciones desarrolladas por la empresa. Esto nos facilita el análisis y la verificación de los movimientos en los libros mayores.
Se deben llevar por cada una de las cuentas, tanto reales o de balance como para las nominales o de resultado, en el nivel más apropiado para cada compañía. El número de cuentas auxiliares por utilizar va junto con el objeto social o con el volumen de operaciones.
¿Cuál es la finalidad del libro de comercio?.
*Dejar constancia escrita de las operaciones realizadas.
*Registrar y controlar aumentos o disminuciones de los elementos que componen el patrimonio neto de los comerciantes.
*Realizar cada año el balance general, estado de resultado, etc.
*Ser medio de información para terceros.
*Permitir el cumplimiento de las obligaciones
Fiscales.
Formas de llevar los Libros contables:
En el sistema manual:
Los registros se desarrollan trabajando manualmente, y se utilizan algunas máquinas como la calculadora.
Ésta, no tiene comparación a la velocidad y eficia de los sistemas computarizados. Por ello, ha sido reemplazado con rapidez por la contabilidad sistematizada que nos facilita información tanto financiera como gerencial en casi al instante. De esta manera los contadores y los auxiliares de la contabilidad de una organización, ganan una gran cantidad de tiempo.
Sistema computarizado:
Es la forma que se llevan a través de un software o programas contables. Para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales.
Sus ventajas son:
*Se pueden tener procedimientos adicionales del control interno.
*Mantener actualizados los saldos de las cuentas, los registró del inventario y en general las cuentas del mayor general.
*Generar información adicional casi sin costo extra.
*Pueden ser procesada de manera rápida y muy eficiente, ganando así tiempo en cada paso del proceso.
Formalidades de los libros de comercio.
Encuadernados: Deben ser encuadernados antes de su uso. El fin es el de impedir que se puedan extraviar o reemplazar sus hojas.
Foliados: Esto trata en enumerar correlativamente sus hojas, evitando de esta manera que se pueda agregar o quitar algún folio. Las hojas vienen pre numeradas, o sea el número de folio está escrito en la hoja del libro, antes de ser utilizado.
Rubricados: Se debe rubricarse los L. obligatorios (diario-inventario y balances), como también los L. auxiliares que determine el comerciante que complementen las registraciones del libro diario, como así también los libros societarios (registro de acciones, actas de directorio, etc.
Los libros deben estar rubricados al inicio de la actividad comercial, ser llevados en blanco a la autoridad competente. Evitando de esta forma falsificaciones, sustituciones y omisión de los mismos.
El comerciante tiene la obligación y la responsabilidad de llevar los libros de comercio durante 10 años, ya sea para tener datos acerca de su negocio como también para la convocatoria de acreedores( en caso que se encuentre en serios problemas financiero), para hacerlos valer como medio de prueba en un juicio ( pericias contables),como asi también para el interés de terceros como el Estado, que lo podrá validar como un medio de prueba en las recaudaciones de impuestos.
