Dentro de las funciones del área de recursos humanos una de las más destacadas es sin duda la confección, administración y mantenimiento de los legajos del personal. Esta función corresponde a las que denominaremos como de Registro.
El legajo del personal es un documento O carpeta que contiene información acerca de cada empleado de la empresa, y que se utiliza para realizar un seguimiento de la relación laboral. Sirve tanto para fines internos (promociones, licencias, vacaciones, etc.), como externos (inspecciones, asignaciones familiares, presentaciones judiciales, etc.).
Si bien no existe una norma legal que establezca y defina cómo debe hacerse un legajo de personal, es imprescindible realizarlo con cuidado ya que si no existe o está incompleto pueden desencadenarse situaciones desfavorables ante inspecciones, auditorías o causas judiciales, así como dificultarse la gestión cotidiana del personal.
Para optimizar la documentación que archivaremos en el legajo, se puede dividir según las etapas por las que pasará el empleado dentro de la organización.
En primer lugar, debemos tener en cuenta la documentación que se deberá solicitar ANTES DE INICIAR LA RELACIÓN LABORAL, luego de haber realizado las entrevistas de trabajo. En esta instancia por ejemplo se deberá solicitar constancia de domicilio, informe médico pre ocupacional, fotocopia de antecedentes, constancia de recepción del reglamento interno, constancia de cuil, etc.
En segundo lugar, vamos a analizar la documentación que archivaremos el día de INICIO DE LA RELACIÓN LABORAL. En este caso se deberá archivar por ejemplo: contrato de trabajo firmado, informe de itinerario para ART, constancia de recepción de ropa de trabajo, Constancia de notificación de apertura de cuenta bancaria personal para el pago de haberes. Por otro lado debido al cumplimiento a las normas legales, es necesario tener un registro de las situaciones derivadas del contrato de trabajo de la documentación relacionada con AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos) y ANSES (Administración Nacional de la Seguridad Social), de los seguros obligatorios y de las normas locales que pudieran aplicarse.
En tercer lugar, tenemos la documentación que se presentará DURANTE LA RELACIÓN LABORAL, donde deberemos archivar toda documentación que avale los cambios respecto al inicio de la relación, comunicación de licencias (vacaciones anuales, sin goce de haberes, otras), comunicaciones de inasistencias, sanciones disciplinarias, registros de accidentes y denuncias efectuadas a la ART y todo intercambio telegráfico cruzado con el empleado, cualquiera sea el motivo.
Otra documentación que debe ir al legajo, que se pueden agregar como un anexo son:
- Vales solicitados por el empleado, por herramientas, uniforme o elementos de trabajo. Constancias por examen.
- Libreta sanitaria Son exigidas en aquellas actividades en las que existan riesgos de enfermedades (químicos, gastronomía, etc.).
- Contrato con compañía de seguro. Póliza de seguro de vida e incapacidades según lo establecen la ley y diferentes Convenios Colectivos de Trabajo.
- Copia de la solicitud de afiliación a la asociación sindical.
- Listados de tarjetas horarias y control de ausentismo.
- Certificados de salud. Copia de exámenes periódicos.
- Copia del título profesional universitario. Si es que lo tuviese o fuera necesario.
- Documentación adicional de capacitación, aunque no es exigida por las normas legales.
- Notificación de reglamentos internos. Si existen, se deberá tener constancia de aceptación de los mismos por parte del empleado.
- Informes de capacitación y evaluación de desempeño.
Por último, y aunque se le reste importancia, al cese de la relación laboral, también debemos procurar tener toda la documentación necesaria que acredite el fin de dicha relación, certificado médicos de egreso, para evitar algún reclamo judicial o monetario a un futuro (telegrama de despido, de renuncia, otros…) y copia firmada de la recepción de la certificación de Servicios y Remuneraciones.
El legajo será guardado sin límite de tiempo, en un sector separado del perteneciente al personal en actividad. Es responsabilidad del área de recursos humanos la custodia de los legajos del personal de la organización. Ninguna otra dependencia de la organización está autorizada a confeccionar, n
Si bien existen distintos métodos de archivos adoptados por cada empleador o empresa, lo importante es, en definitiva, ubicar todos los legajos ordenados y verificar que los mismos contengan toda la documentación necesaria en caso de ser requerida ante posibles inspecciones de la AFIP y de los organismos del trabajo.