Un organigrama es una representación gráfica de la estructura de una empresa o una institución, en la cual se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas, así como de las personas que trabajan en las mismas.
Las agrupaciones de las actividades más habituales de una empresa reciben diversos nombres: departamentos, áreas, divisiones, unidades, etc.
Las empresas modernas han evolucionado desde la estructura vertical tayloriana caracterizada por su rigidez y jerarquía autoritaria hacia estructuras más horizontales, mucho más flexibles, que permiten la participación del personal.
Los organigramas de las agencias varían dependiendo del volumen de operaciones, personales y mercado, por ejemplo: El organigrama de una agencia de viajes de turismo receptivo no podrá ser igual al de una agencia de exportación o viceversa.
En la organización de las agencias de viaje se establece:
– La responsabilidad: lo que cada puesto debe lograr.
– La autoridad: el mando formal.
– La jerarquía: la importancia funcional para poder llegar a lograr las metas u objetivos.
Las agencias de viajes tienen tres funciones principales:
· Función asesora: Se identifica como el valor añadido que aportan las agencias de viajes al mercado y su organización requiere la gestión y organización de la información.
· Función mediadora: Exige una adecuada organización de los procesos de atención y venta a través de los diferentes soportes y canales de distribución, así como la multiplicación en eficaces puntos de venta.
· Función productora: Generar grandes estructuras internas de producción y comercialización.
Las distintas áreas de un organigrama son:
- Área técnica:
Es la encargada de organizar y operar los servicios y productos turísticos. En las agencias mayoristas el área técnica es el artífice de la función productora y sus necesidades aconsejan las siguientes actividades básicas:
Diseño y organización de servicios y productos: Se trata la preparación de itinerarios, programación de las actividades a desarrollar, determinación de costos y fijación del precio final.
Contratación: Consiste en contactar, seleccionar y contratar proveedores en todo el mundo: transportistas, hoteles, agencias de viajes, restaurantes, guías, etc.
Central de reservas: Recibe y controla las peticiones de reservas de plazas de los puntos de venta que todavía son realizadas en su gran mayoría a través de teléfonos y fax.
Banco de datos: Es el concentrado de información de los clientes y proveedores. Debe estar al servicio de todos los departamentos.
Operaciones: Es la división que controla los servicios ofrecidos por la agencia, esta área de gestión suele contar con equipos eventuales y auxiliares como trasladistas, guías y operadores.
- Área Comercial:
Tiene una gran importancia para las agencias, ya que por encima de todo, deben vender aquello que producen y en los mercados en exceso de oferta como el actual hay que luchar para incrementar la cuota del mercado.
División de mercado: Analiza el mercado y a partir de esto organiza la producción de servicios y productos. Sus principales actividades son: Investigación de la demanda; Investigación de la oferta; Análisis de la competencia y comparación de productos; Diseñar y ejecutar los planes de marketing; Asesorar al área técnica sobre los productos que reclama el mercado; Capacitación y fidelización de clientes; Control de estadísticas de ventas y control de calidad.
División de comunicación comercial: La planificación, organización y seguimiento de la comunicación comercial consume mucho tiempo y requiere de personal especializado. Las actividades esenciales son: Diseño y mantenimiento de la imagen corporativa; Organización y control de las relaciones públicas; Diseño y colaboración en la confección de folletos, carteles, etc.; Campañas de marketing; Selección de las ferias turísticas y formación de los agentes vendedores.
- Área de finanzas y administración:
Es el área encargada del control económico, incluyendo el desarrollo de la contabilidad diaria, que en las agencias es un proceso complicado por la variedad de proveedores y clientes. Las actividades principales son: Gestión de balances; Gestión y control de costos, gastos e ingresos; Caja y bancos; Elaboración de presupuestos y pagos a proveedores.
Alumna: Lucia Dato
Carrera: Hoteleria y Turismo 1ro
IEA Vicente Lopez