Importancia de la comunicación en Despachantes de Aduana.
Nos situamos en una organización de despachantes de Aduana.
Dicha organización esta compuesta , por una oficina de clasificación de las mercaderías; una oficina de valoración; y una que se encarga de investigación del mercado, para ayudar a las empresas a situar sus productos, y donde harán que sus finanzas vayan en aumento .
En este caso , vamos a llevar la situación a una exportación de mercaderías.
Como primer paso, las empresas se ponen en contacto, por la compra/venta de las mismas. La empresa exportadora contrata a nuestra oficina de despachantes, para que llevemos a carga la operación; la misma cuenta con comisionistas, que son los encargados de todo el trabajo en los depósitos.
Un comisionista es quien recibe el despacho o permiso de embarque, el mismo se dirige a los depósitos o puertos, donde se encuentra la Aduana.
En estos depósitos dependiendo el canal, se debe verificar documentalmente o físicamente la mercadería , en caso de ser canal VERDE, se avanza sin interrupciones .
El comisionista debe estar en constante comunicación con su oficina, al igual que con la oficina de transporte, para poder cargar la mercadería, y liberar en tiempo y forma.
Como hemos visto una organización existe cuando hay personas capaces de comunicarse, dispuesta a actuar conjuntamente, y todas tengan un objetivo en comun. En nuestro caso, despachar la mercadería, pasando por los procesos de clasificación, valoración, y llegue al cliente (empresa importadora) , en los tiempos que se han dispuesto, demostrándole a nuestra empresa exportadora la calidad de nuestros servicios, no solo siendo eficientes, sino darle al cliente todo lo que este necesite.
Todos los miembros de nuestra organización ejercen una gran influencia sobre la misma, si la clasificación del producto es mala, también será mal valorado, por ende perderemos plata al momento de cobrar al cliente.
En este contexto , debemos tener en cuenta que la comunicación es parte fundamental del proceso.
En primera instancia, las empresas comienzan a comunicarse por el interés de una hacia la otra, una de la mercadería , y la otra de las divisas que esta le entregue.
Luego el despachante, junto a su oficina se contacta con la empresa exportadora para poder generar el despacho.
Como ultimo eslabon el comisionista, recibe el despacho, hace su labor, y se mantiene en constante comunicación con la aduana y su oficina.
Cabe destacar, que si bien existe una retroalimentación dentro del proceso, no siempre es desde el primer al ultimo paso, en nuestro caso en particular, la retroalimentación se produce entre eslabones y no en general.
la retroalimentación es el intercambio continuo de ideas, no es un monologo, sino que es bilateral, esto quiere decir que siempre se espera una respuesta.
Utilizando lo que hemos visto en clase podríamos ejemplificarlo de la siguiente forma :
Emisor es quien inicia la comunicaion, en este caso vamos a ponerlo al Despachante.
Mensaje , es un conjunto de signos, coherente y ordenado, el mensaje seria , el dia X a la hora X debe salir la mercadería.
Receptor, es quien recibe el mensaje, en este caso , el comisionista.l
Canal , es el medio en el que se envía el mensaje, aquí seria por via oral.
Feedback , es la respuesta del mensaje, no solo por via oral en este caso, sino liberando la carga en tiempo y forma, tal como lo había solicitado el despachante.
En estos tipos de organizaciones, existen dos tipos de comunicaciones, externa e internas.
Las externas, se da con el entorno, por ejemplo oficina y Aduana/ oficina y cliente.
Las internas, se da en el interior de la organización, por ejemplo oficina de clasificación con oficina de valoración.
La comunicación interna, puede ser ascendente, horizantal, o descendente.
La ascendente, es de un puesto de trabajo a sus superiores, en nuestro caso de un administrativo de clasificación al despachante.
La horizontal, es entre pares, por ejemplo compañeros de la oficina de valoración.
Y la descendente, es de un cargo superior a otro inferior, como seria una orden del Despachante a su comisionista.
Los mensajes en la comunicación oral, tan importante es nuestro caso, deben ser claros, breves, cortez, y generar una cercanía.
Cerrando el tema, y como conclusión final , en el contexto en el que se llevo, hay que destacar, que una comunicación fluida, y constante entre todas sus partes, hace que el trabajo final se llegue en tiempo y forma, como se ideo al comienzo.
Es importante que todos los eslabones estén ligados entre si, y si bien la retroalimentación no se produce del primero al ultimo, si entre ellos mismos, para poder entregar las mercaderías como se ha pactado.
Facundo Andres.