Un inventario automatizado facilita el cierre fiscal a los emprendedores
Las herramientas disponibles en la actualidad son de costo accesible
POR KRYSSIA ORTEGA / [email protected] / 15 SEP 2016, 08:00 AM
Utilizar un inventario perpetuo que incluya un control diario de la entrada, salida y demás movimientos de la mercancía facilitará la forma de procesar el cierre fiscal para pequeños y medianos empresarios.
La diferencia entre un proceso complicado para llegar al cierre fiscal y otro más sencillo está en utilizar un sistema perpetuo automatizado de inventarios.
Con este tipo de tecnologia se puede llevar el control diario de la entrada, salida y demás movimientos de la mercancía, así como la administración de la bodega o almacén, a través de códigos de barras según los estándares de GS Uno.
De acuerdo con Guillermo Varela, director ejecutivo de la asociación GS Uno Costa Rica, las maneras de procesar el cierre fiscal cambian con el tiempo.
Por eso hay que estar al tanto de las diferentes herramientas disponibles para gestionar sus operaciones, en especial el manejo de sus inventarios. Así, cuando llegue, el cierre fiscal será un proceso más simple y transparente.
El inventario perpetuo automatizado depende, fundamentalmente de la forma en que se implemente la colocación de códigos de barras, del control de movimientos de entrada y salida, y los lectores ópticos, entre otros controles del producto.
El software propiamente debe incluir: ingresos, ubicaciones, salidas o facturaciones, devoluciones y mermas. Varela recomienda que el sistema como mínimo trabaje con esas variables.
Las pequeñas y medianas empresas pueden contratar el desarrollo de su sistema o recurrir a varias opciones locales para contar los sistemas necesarios para el manejo de sus inventarios y ventas.
Con el sistema de inventario se obtiene información actualizada de la utilidad bruta, existencias de mercancías, rendimiento de ventas, pérdida o robo de productos, etc.
Lo que se quiere es evitar son las dificultades que suelen enfrentar algunas empresas, como la pérdida de ventas por cierre del local durante algunos días para realizar el inventario. Asimismo, las empresas enfrentan la presión de terminar el cierre contable según lo establecido por la normativa tributaria.
«Al automatizar el proceso, el inventario se podría realizar con un solo clic», afirmó Varela.
Más allá de las auditorías, el cierre fiscal debe significar una oportunidad para mejorar la eficiencia de las empresas a lo interno. Un cierre de inventarios deficiente trae consigo una serie de consecuencias, como la pérdida de ingresos y de mercadería o menos oportunidades de financiamiento.
Se puede implementar sistemas de lectores ópticos que permitan escanear los códigos de barras de los productos y sus cajas (corrugados) en cada una de las etapas en la cadena logística (entrada al almacén, ubicación, salida, etc).
DESARROLLO
Los inventarios perpetuos son la mejor opción para tener pleno conocimiento del stock de cualquier empresa, principalmente las de productos de consumo masivo. Estos inventarios son completos nos dicen desde cuantos productos tenemos en venta al público y deposito, cuanta venta diaria tiene ese producto, su fecha de vencimiento, cuanto es el stock mínimo, cuál es su costo y su precio. es un inventario muy completo nos dice todo lo necesario para que el stock de ese producto nunca falte porque como se maneja en red el sistema cuando está bajo el stock ya da la orden para que se reabastezca, gracias a que nos informan tanto, nos son muy útiles para crear ofertas o para bajar el stock cuando tenemos poco espacio en los depósitos
También como lo dice el artículo son muy útiles para saber el stock de todos los productos que tenemos en la tienda y así contribuye con los cierres fiscales y económicos que se deben hacer debido a las leyes vigentes de cada estado.
Teniendo un control de este tipo podemos tomar cualquier decisión logística para ayudar a la empresa a veces la empresa necesita comprar mucha cantidad de un producto para pagar menos y debe achicar su depósito por otro lado, en ese sentido puede utilizar la información de estos inventarios para crear una oferta sin perder dinero achicar los espacios y poder comprar cantidades de algún producto aprovechando su precio en la cantidad. Por ejemplo coca cola cada diez pallets bonifica uno sin cargo y para las empresas es mucha ganancia un pallet bonificado por eso se usa tanto esto de tener una herramienta que te diga todo y este actualizado todo el tiempo.
estos informes se corroboran todo el tiempo también hay grupos especiales que cuentan la mercadería todos los días separándola por sectores así tienen corroborado que, lo que dicen los inventarios digitales, sea verdaderamente lo que hay en físico en la tienda o empresa
Según fuente Canales de distribución y logística. Elizabeth Velázquez
2.6.1 Sistema de inventarios perpetuos
En este sistema la empresa mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. El registro muestra el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar estados financieros, ya sea mensuales, trimestrales o anuales. Y por medio de éstos, la empresa puede determinar el costo del inventario final y el costo de los productos vendidos directamente de las cuentas, sin tener que contabilizar el inventario. Este sistema ofrece un alto grado de control, dado que los registros de éste siempre están actualizados. Con lo cual se pueden tomar decisiones, tales como decidir sobre las cantidades a comprar de materia prima
Inventario Perpetuo
Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados.
