El libro diario en la contabilidad

Contabilidad, Libro Diario

La Contabilidad es una disciplina que posee una técnica propia para llevar a cabo el registro de operaciones comerciales. Es fundamental entonces abordar el estudio de dicha técnica para aprender cómo se realiza el registro contable de las operaciones comerciales, en nuestros días. Esto implica estudiar, además de la técnica contable, las exigencias legales y las formalidades que deben cumplirse al momento de registrar operaciones, es decir, conocer cuáles son los libros contables y la forma en que se utilizan. Además consideramos fundamental finalizar este estudio, retomando el planteo del comienzo: la Contabilidad tiene como fin brindar información para la toma de decisiones. Esta información surge de los estados contables. Veremos entonces cómo se confeccionan y qué tipo de información se puede obtener de ellos. Nos parece oportuno recalcar que hoy en día no se conciben registros contables realizados por otros métodos que no sean los informáticos. Sin embargo, para poder entender cualquier sistema contable, es imprescindible que primero aprenda los conceptos que se involucran y sepa aplicar el razonamiento propio de la técnica contable. Por eso aquí daremos los primeros pasos en los registros contables y estableceremos las bases sobre las cuales se apoya la técnica contable. Desarrollaremos todos aquellos conceptos necesarios para que usted logre adquirir esas herramientas que le permitirán entender la Contabilidad y aplicarlas luego a cualquier tipo de situación que pudiera presentársele.

        Manejo del libro diario

El diario es un libro de contabilidad de uso obligatorio.

Deberá ser presentado y sellado en el Registro Mercantil de circunscripción judicial correspondiente, según el domicilio de la empresa (art. 33 del código de comercio). En ese libro deberá quedar estampado el sello de la oficina del Registro en todas sus hojas. La finalidad de este libro es el registro cronológico de las operaciones mercantiles que se vayan sucediendo en la empresa, con indicación de las cuentas deudoras y acreedoras, así como de sus respectivos importes.

El libro Diario es el primer lugar donde se hace el registro formal completo de la transacción; por esto, también se le denomina Libro de primera entrada.

La forma del Libro Diario más conveniente para introducir y aprehender el registro de las transacciones es la de dos columnas. A esta forma se la conoce comúnmente como Diario General; sus elementos esenciales son un par de columnas en las que se registran los débitos y créditos, un lugar para indicar los nombres de las cuentas que intervienen en la transacción, un lugar para anotar la fecha del registro y una columna de referencia para facilitar el control de los pases al Libro Mayor General.

Los adelantos de la tecnología en informática ponen a la disposición de las empresas, sofisticados equipos de computación y programas (software) para facilitar el trabajo tedioso que genera el control de las operaciones administrativas y contables que tienen lugar en la empresa. La informática se ha convertido en una herramienta esencial para el manejo contable de toda empresa, conservando siempre el esquema de la base fundamental señalada en los conceptos, las normas y principios contables de general aceptación. No obstante, en un primer curso de contabilidad, se hace un uso manual de los libros de registro con el propósito de facilitar al lector la comprensión del proceso del ciclo contable.

En el Libro Diario se elabora el asiento de cada transacción. Un asiento es la anotación detallada de cada operación mercantil, indicando una serie de datos de carácter informativo como estos:

1) Fecha de la operación.
2) Numero de orden de la operación.
3) Nombre de las cuentas afectadas, deudoras y acreedoras.
4) Importe de la operación, cantidad en pesos.
5) Concepto para el manejo del Libro Diario se deben observar ciertas reglas a los fines de su correcta manipulación.

        Características del Libro Diario:

Es un libro obligatorio exigido por el código de comercio.

Por ser obligatorio debe ser sellado, foliado y firmado por el tribunal de comercio.

En él se registran las operaciones diarias realizadas por un ente u organización.

Las operaciones tienen el mismo equilibrio de valor, es decir, el mismo monto en la columna de débito debe estar en la columna de crédito.

Es la herramienta esencial para la elaboración del libro mayor general.

En él se registran todas las cuentas sin excepción alguna. (Cuentas reales, nominales, de orden y de valuación).

En el libro diario se elabora el asiento de cada transacción. Un asiento puede ser simple o compuesto.

Asiento Simple:

Es el asiento que está formado por un cargo y un abono (dos cuentas nada más).

Ejemplo:

Se compró mercancía al contado por  10.000,00 pesos y se pagó con cheque.

Asiento Compuesto:

Es el asiento que está formado por varios cargos y un abono o viceversa, es decir, más de dos cuentas.

Ejemplo:

Se compró mercancía a crédito por 50.000,00 pesos,  se dio de inicial 30.000,00 pesos con cheque y por resto se firmó una letra.