La gestión de inventarios fundamental manejo estratégico de toda organización. Las tareas correspondientes a la gestión de un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro, los puntos de rotación, las formas de clasificación, determinados por los métodos de control.
Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son:
- Reducir al mínimo «posible» los niveles de existencias y
- Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.
Costo de tenencia o sostenimiento del inventario
Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la organización) se ven determinados por la permanencia de la media de las unidades logísticas en un lugar determinado para ello en función del tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulación en los procesos de recepción, almacenamiento, control y despacho.
Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de oportunidad, el cual se relaciona con la inversión realizada en la operación de los inventarios ,ocasiona que la organización prescinda de su disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la generación de valor agregado.
Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen aquellos considerados en distintas fuentes como «costos de servicios de stock» como lo son: los seguros, los impuestos y los sobre stocks.
Costo de quiebre de Sotck
El costo de quiebre de stock funciona como un «Shadow Price» o “Precio Sombra” en relación a cada unidad en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la búsqueda de un equilibrio entre costos de operación de inventario. Dentro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de un proceso de pérdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan en tres básicos grupos:
- Pérdida de ingresos por ventas
- Gastos generados por incumplimiento de contratos
- Reprocesos
- Redespachos
Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock es una tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la pérdida de un cliente y la pérdida de credibilidad de la organización, factores difícilmente cuantificables y que solo a través de un sistema de gestión de calidad podría lograr óptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivas de las consecuencias del quiebre de stock.
Por lo tanto estamos hablando de un costo elevado en caso de que esta situación sea recurrente dentro de una organización, por lo tanto es indispensable que el inventario sea eficiente.
Tipos de inventarios
Clasificación según su nivel de terminación
Los inventarios se pueden catalogar según su grado de terminación en:
- Inventarios de Materias Primas
- Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas semi elvoradas)
- Inventarios de Productos en proceso
- Inventarios de Productos terminados
- Inventarios de Productos en Embalaj
PASOS PARA REALIZAR UN INVENTARIO1
- Identificación de bienes a inventariar:El primer paso es tener claro que bienes son los que corresponde inventariar y que bienes no.
- Espacio físico a inventariar:Una vez aclarado cuáles son los bienes que corresponde incluir en el inventario, habrá que tener presente todos los lugares en los que están para no omitirlos. Otra recomendación de índoles metodológica, teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los que deberemos pasar al hacer inventario: nos conviene con anticipación recorrer esos lugares y ordenarlos, si es que no lo están, a fin de poder identificar sin problemas los bienes y evitar reiteraciones u omisiones.
- Gestion de equipo de trabajo:Consideramos de suma importancia este tema porque además de hacer la tarea de manera más eficiente, es una muestra de solidaridad y corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte del almacén.
- Recorrido, recuento y registro:Una vez cumplidos los pasos anteriores estamos en condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijará un día y hora en que se llevará a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el mismo momento en toda la comunidad). Es importante que se familiaricen con las planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse en una ayuda que facilite el trabajo, no en un obstáculo. Un detalle a tener en cuenta es el riesgo de no inventariar algún objeto, o de contarlo más de una vez.
Preparacion de bienes o servicios a inventariar
Para minimizar el tiempo empleado en realizar el inventario y garantizar su eficiencia, es indispensable planificar una correcta preparación del deposito Y podemos lograrla de la siguiente manera:
- Codificación de la mercancía:toda la mercancía debe estar codificada según el mismo sistema. Aquellos productos que no incluyan el código en sí mismos o su envase deberían ser codificados previamente al inventario para su correcta contabilización . Se cuenta por descripción de código interno , no por descripción de producto
- Orden correcto en parámetros de medidas (unidad x bulto/ unidad x pallet):Consiste en colocar toda la mercancía según una lógica que ayude en el conteo:
- Agrupar las cajas aun precintadas o completas, de forma que el conteo pueda ser tan rápido como contar el número de cajas y multiplicar por el número de unidades que contiene el envase.
- Revisar las cajas abiertas, agrupar las unidades para completar cajas enteras o dejar sólo una. Deben ser claramente visibles y diferenciables de las que no se han abierto.
- Colocar las cajas en filas o columnas con la misma cantidad, se debe poder contar de un vistazo cuántas cajas hay. Filas x columnas x uds/caja = uds totales
Ubicaciones vacías: Muchas unidades no se pierden, viajan. Revisar las ubicaciones que según el sistema están vacías hará aparecer muchas unidades que se podrán sumar al resto de stock de esa referencia. Debe ser hecho unos pocos días antes del inventario.
- Baja rotación:Si hay poco movimiento es más difícil que haya variación en el stock. Unos días antes del inventario podemos:
- Sacar un listado de productos o materia prima de baja utilización o rotación
- Comprobar el último movimiento