Un organizador de eventos tiene como objetivo crear un momento único para sus clientes para ello debe recurrir a un buen equipo de trabajo al cual debe saber dividir según sus habilidades y conocimientos logrando que este equipo trabaje con dinamismo y cordialidad.
Esto mismo se corresponde con el departamento de RRHH ya que en ambos casos se va a necesitar un equipo de trabajo al cual hay que seleccionar y estudiar qué puesto sería el más idóneo para cada uno de los participantes; también es necesario realizar una descripción de puestos – ya que dentro de los comités de eventos se encuentran tareas que parecen semejantes – y especificar los requisitos que exigen para cada puesto junto con las tareas a realizar, esto es muy importante porque una buena comunicación entre todos los participantes de la organización logra que se puedan anticipar la mayor cantidad de inconvenientes antes del desarrollo de dicho evento.
La comunicación es fundamental en cualquier organización, es una de las herramientas más básicas y necesarias que todo buen jefe debe saber utilizar. La comunicación interna de cada empresa se puede distinguir en 3 tipos:
–Vertical descendente: Hay que tener en cuenta que en cualquier evento hay muchos participantes y cada uno responde a un jefe; es por eso que la primera comunicación – previa al montaje del evento- se efectúa con los jefes para darles instrucciones precisas sobre el servicio contratado, el modo de operar, horarios, etc. También se hace el pedido del nombre de quien va a estar encargado del servicio del evento y el personal; y por último, la identificación del organizador para que sea contactado cuando sea necesario
–vertical ascendente: El personal sólo se comunicará con sus jefes directos. Cualquier orden, cambio, inconveniente que surja, deberá ser siempre comunicado siguiendo estas líneas ascendentes para evitar superposiciones, inmovilización por falta de comprensión, o que cada uno opere siguiendo su propia modalidad.
–Horizontal: Entre el personal de cada área se dividen las tareas según las instrucciones del jefe.
Cada organización tiene su propia cultura y debe ser delimitada para que los empleados puedan moverse dentro de la misma conociendo desde el principio la forma de trabajo y los valores que a esta organización le interesa.
Es importante saber distinguir entre los servicios que la empresa puede brindar desde sí y cuáles no, para esto se debe definir qué áreas se van a terciarizar y manejar su uso dentro de la empresa ya que implican personal de afuera de la misma con distintas motivaciones y formas de trabajo.
Es decir, que un organizador de eventos que tiene un buen manejo de personal y de su cultura organizacional va a poder lograr que sus eventos sean más exitosos ya que cada empleado va a tener su puesto distinguido junto con sus responsabilidades, sin dejar lugar a tareas sin realizar o casos de superposición de actividades y/o puestos.