La comunicación se encarga de transmitir un mensaje determinado a un grupo de personas conocidas como público, ellos son nuestro objetivos, con el fin de presentar actividades, productos, puntos de vistas, etc. Para esto usamos herramientas, como las relaciones públicas, que son las comunicaciones orientadas incrementar la visibilidad y credibilidad de una organización.
Los mensajes deben ser elaborados teniendo en cuenta el interés y nivel cultural del público al cual va dirigido, porque para muchos puede resultar fácil de interpretar y para otros difícil.
Tanto las RR.PP., la publicidad y el periodismo usan la comunicación para el cumplimiento de sus objetivos. Las primeras tienen algunas características que las diferencian del resto.
- La comunicación es dialogada a diferencia del periodismo que es unilateral.
- El mensaje es personalizado, elaborado para un determinado público con un fin específico.
- Es indefinida en el tiempo, porque su intención es llegar al público y el este siempre se renueva.
Como dijimos, la comunicación externa de una organización está destinada al entorno de la misma. Para que sea exitosa podemos usar herramientas que tenemos a disposición, y estas nos darán importantes ventajas, como el marketing, RR.PP., internet, publicidad, ferias, etc. El éxito o fracaso de nuestra campaña va a depender de la imagen que proyectemos tanto hacia el exterior como hacia el interior de la organización.
Para posicionar una empresa o producto debemos realizar un análisis del mercado para conocer qué es lo que demandan los consumidores, y estudiar qué producto o servicio va satisfacer de manera más completa sus necesidades.
Hay que tener en cuenta que nuestro plan de comunicación no debe estar al margen de las características y objetivos de la empresa, sino lo contrario, la comunicación debe ser un reflejo de la estrategia empresarial pero enfocada en atraer al consumidor y que este sienta sus necesidades satisfechas con lo que ofrecemos.
En todo plan de comunicación hay que tener en cuenta estos aspectos.
- Definir la identidad corporativa, que es la empresa, objetivos y principios.
- Imagen percibida, por el mercado.
- Imagen ideal, la que queremos transmitir.
- Definir objetivos, para transformar la imagen actual a la ideal.
- Definir medios
- Definir calendario de actuación, costos, presupuestos, controles.
Las funciones más importantes a desarrollar por las relaciones públicas son:
- Apoyar y reforzar la labor de los departamentos de ventas y marketing.
- Preparar y supervisar las acciones puntuales de promoción y marketing de los productos o servicios que representa.
- Mantener un clima permanentemente favorable hacia los productos o servicios que representa, mediante el contacto constante con clientes, proveedores, agentes sociales, etc.
- Establecer un buen clima laboral y conseguir en los empleados el espíritu e imagen que la empresa pretende en el exterior.
- Conseguir que ningún problema altere o perjudique la imagen de la empresa en el ámbito social.
- Etcétera.
Veremos a continuación algunos medios de comunicación que podemos utilizar para llegar al público:
- Cartas a accionistas, enviando informes de distintos tipos que ellos solicitan o no, con el objeto de mantenerlos informados a cerca de las finanzas y el estado accional de la organización.
- Encuestas, para conocer el perfil medio del público general, clientes, accionistas, etc.
- Imagen corporativa promocional y comercial; la primera para atraer al público y la segunda para obtener la empatía entre la institución y público general.
- Publicidad, es el medio más eficaz y rápido para llegar a la gente. Hoy en día, la publicidad en internet es el medio más rápido, si una organización está fuera del alcance de la web, podría considerarse inexistente por cientos de miles de personas, y más si se trata de una organización de gran tamaño.
- Medios audiovisuales.
- Otras maneras diversas, pero poco resultantes, como volantes, diarios y revistas.
En sentido general la imagen de la empresa y la comunicación con su ambiente son elementos estratégicos que están al servicio del producto y de la marca. La empresa proyecta personalidad o identidad con el objetivo de conseguir una imagen controlada y sin desviaciones.
En fin, las Relaciones Públicas por su parte, buscan insertar a las organizaciones dentro de la comunidad, haciéndose comprender, tanto por sus públicos internos como externos, de sus objetivos y procedimientos a fin de crear vinculaciones provechosas para ambas partes mediante la concordancia de sus respectivos intereses.