Introducción
La planificación de un evento es muy importante para poder desarrollarlo ya que se fijan metas las cuales uno se propone a alcanzar. Esto permite tener un orden con todos los aspectos que requiere la realización del evento y se ahorra tiempo porque se elabora todo con anticipación. Además, posibilita la solución de imprevistos que puedan llegar a surgir. Por lo tanto, la importancia de planificar establece la necesidad de organizar todo lo que se quiere realizar. Esto permite tomar decisiones previas sobre qué es lo que se hará, para que se hará y como se lograra.
Desarrollo
Cuando queremos planificar un evento nos surgen varias preguntas, entre ellas, que queremos, como y donde se va hacer.
Para comenzar, tenemos que saber que la planificación de un evento tiene que ser creativa, original, afectiva e innovadora. A la hora de confeccionarla, podremos destacar ventajas que nos ayudaran con nuestro evento; tener definidos nuestros objetivos, la temática del evento, alcanzar las metas que nos propusimos, seleccionar recursos, obtener un presupuesto, plantear las actividades previas y durante al evento, definir las fechas acorde a la realización de evento y la cantidad de invitados, si hay invitados especiales, entre otras.
Esta planificación comprende de 2 modelos para su realización:
- El primer modelo consta de 6 etapas: Previsión: se plantean objetivos; Planeación: se establecen actividades a desarrollar, confección de cronograma y presupuesto; Organización: Determinación de puesto de empleados; Integración: Contratación de proveedores; Dirección: Desarrollo del evento; Control: Autoevaluación de aspectos a mejorar para un próximo evento.
- En el segundo modelo está compuesto por 3 etapas: Estudios previos, Planificación y Ejecución, en donde determinaremos en cada una las ventajas nombradas anteriormente. Este modelo es el más utilizado por todo organizador.
En la primera etapa seleccionaremos el tipo de evento (15 años, casamiento, reunión familiar, etc.), temática, fecha, horario de comienzo y finalización, cantidad de personas que asistirán, y el lugar. Un punto relevante en esta etapa es definir los objetivos por el cual realizamos nuestro evento.
La segunda etapa define las actividades que desarrollaremos durante los meses previos al evento, los cuales se plasmaran en un calendario; también se hará una selección de proveedores y actividades que se realizaran durante el evento, además de armar un presupuesto detallando todos los gastos de nuestro evento.
En la tercera etapa es el momento de llevar a cabo nuestro trabajo, es decir, el comienzo del evento, donde supervisaremos todo lo plasmado en las demás etapas. Además, podremos elaborar una autoevaluación con respecto a si se cumplieron nuestros objetivos y en qué aspectos debemos mejorar en el próximo evento que queramos realizar.
Conclusión
Por lo tanto, cuando quieras realizar un evento, es conveniente que tengas en cuenta estos aspectos, ya que te ayudaran a producirlo con tiempo y con más organización.