En una Agencia de Turismo se deben tener en cuenta muchos factores para llevarla correctamente al éxito, pero principalmente debemos cuidar el sistema contable para registrar correctamente los movimientos monetarios que se realizan en forma diaria, mensual y anualmente. De esta manera se sabrá si la empresa, sea grande, mediana o pequeña, está generando ganancias o pérdidas (Cuentas de resultados) según el capital inicial que se tiene y los distintos ingresos y egresos que se vayan generando a través de todo el ejercicio económico. Los Ingresos serán generados por las Ventas (facturación) y las erogaciones por los distintos gastos (ya sean de administración, comercialización y financieros) y a su vez también es muy importante el correcto registro de las Cuentas Patrimoniales (clasificadas en Patrimonio Neto, Activo y Pasivo).
Como es de público conocimiento, las agencias de viajes obtienen sus ganancias a través de las ventas de paquetes turísticos, y las rentabilidades se miden restando la utilidad bruta, gastos de financieros, administrativos y de comercialización, obteniendo la llamada utilidad neta. Todo debe incluirse detalladamente en el asiento contable para que la información llegue a los destinatarios y/o usuarios que la deseen para la toma de decisiones. Pueden ser entidades o personas, como por ejemplo proveedores, acreedores, directivos, entidades financieras y bancarias o personal de la empresa, entre otros.
Los libros contables deben ser utilizados en toda empresa que tengan movimientos económicos y financieros, siendo los obligatorios el Libro Diario y el Libro de Inventario y Balance. En el primero, es donde se registran los hechos económicos de la empresa a través de asientos contables, y en el segundo se copian los Estados Contables del ente.
Cada registro debe asentarse de manera diaria y cronológica para que sea real. A través de ellos se puede medir y controlar los aumentos, disminuciones y saldos de los elementos del patrimonio.
Asimismo, hay que realizar a cada año el balance general mostrando el Estado de Situación Patrimonial, el Estado de Resultados, el Estado de Evolución del Patrimonio Neto y el Estado de Origen y Aplicación de Fondos; realizando previamente una auditoría que permita controlar las operaciones de la empresa y verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales.
También se deben llevar a cabo registros en los libros Societarios y Laborales. En el caso del primero, según el tipo de sociedad, deben llevar los libros de: Registro de Accionistas, Actas de Directorio, Registro de Depósito de Acciones, Asistencia a Asambleas y Actas de Asambleas.
Respecto a los Libros Laborales, cuando un comerciante o empresa tiene un alta como empleador, es obligatorio que lleve el Libro de Sueldos y Remuneraciones que exige el Artículo 52 de la Ley de Contrato de Trabajo, el cual debe estar rubricado en el Ministerio de Trabajo y en el mismo se registrará a todo el personal de la empresa en relación de dependencia, y se asentarán mensualmente las liquidaciones de sueldos practicadas a los mismos.
