Cuando hablamos de un evento, nos referimos a un acontecimiento que se da en un lugar y un momento determinado. Es un hecho único e irrepetible, en él se generan lazos y emociones. Existen diferentes tipos de eventos, los hay sociales, deportivos, empresariales, políticos, populares, religiosos, escolares y culturales.
A la hora de planificar un evento, se deben seguir algunos pasos:
- Pre evento: en esta etapa realizamos la investigación, es decir conseguir datos del cliente, sus gustos, creencias, estilo, todo lo necesario para poder realizar el eventos de acuerdo con sus gustos. Luego se realiza un fichero con todos los datos recolectados. Continuamos con la lluvia de ideas, donde anotaremos todas las ideas que surjan para realizar el evento; finalmente se analiza la posibilidad de llevarlo a cabo o no, se averigua si contamos con todo lo necesario, como proveedores, salón, presupuesto, etc.
dentro del pre evento llevamos a cabo también la planeación, donde establecemos los objetivos, calendarización, presupuesto, programa y la contratación de servicios. - Evento: es la puesta en marcha del evento, es decir la ejecución de la planificación. En el necesitaremos del timming y el minuto a minuto para llevar el control del evento.
- Post evento: una vez finalizado el evento se realiza el control, para verificar si se cumplieron los objetivos o no. Se llevan a acabo encuestas para conocer la opinión de las personas que asistieron al evento. También se hace el clipping, que es la recopilación de artículos periodísticos donde haya salido el evento realizado. También se entrega un informe con los resultados del evento, si este fue solicitado. Y en esta última etapa, se hace la devolución de los recursos materiales utilizados.