El Rol del Organizador de Eventos.

Los organizadores de eventos deben ser personas:

• Organizadas
• Tranquilas
• Prolijas
• Con buena presencia
• Con capacidad de manejo de grupo
• Respetuosos
• Creativos
• Dinámico

Es importante resaltar que el OPE (organizador profesional de eventos) no solo “coordina horarios”.

La coordinación de un evento, es algo que muchos dejan de lado, pero la experiencia de años de trabajo nos indica que es de suma importancia no obviar ningún detalle que pudiera opacarlo. La figura del Organizador de Eventos es fundamental para la buena coordinación de los profesionales que trabajarán.

Así como la construcción de una casa necesita de un arquitecto que coordine profesionales para llevar adelante una idea, la planificación de una fiesta necesitará del trabajo de un experto que pueda compaginar los distintos rubros para que el evento sea exitoso.

Son varias las tareas a coordinar antes, durante y después del evento. Lo fundamental es acompañar a los homenajeados desde el momento en que nos solicitan una entrevista. Esta es el primer paso, y es importante, poder interpretar lo que el cliente quiere, muchas veces no están seguros de qué es lo que desean, y hasta incluso les cuesta imaginar cómo será todo,… es nuestra tarea acompañarlos en la búsqueda, descifrar lo que imaginan,  involucrarnos con el evento para poder emprender juntos el largo camino hacia una noche mágica.

El trabajo del organizador consiste en diseñar junto al cliente un formato o idea con características específicas de cada homenajeado generando propuesta que se ajusten a las particularidades de cada evento. Realizará una búsqueda entre sus proveedores para encontrar aquellos que se ajusten para cumplir esas necesidades.  Será el encargado de coordinar cada reunión con ellos y hará de nexo entre los diferentes profesionales para unificar los conceptos que darán como resultado la idea propuesta. Además es quien dará forma a lo que va a ser el evento en sí, situando los diferentes servicios en horarios, teniendo en cuenta su experiencia y coordinando con cada servicio para lograr el dinamismo que la fiesta necesita para lograr el éxito. Sabiendo que no todos los eventos son iguales, ni tienen el mismo público.

Entre otras cosas, tiene a cargo la coordinación del armado del salón, supervisión del paso a paso de los proveedores, servicio de catering (control de armado de mesas), Disc Jockey, Iluminación (colocación de todos los elementos contratados), Ambientación (chequeo de ornamentación, colores, flores y elementos seleccionados), y demás detalles dependiendo en cada caso, de los servicios contratados. Prueba general de iluminación, sonido y luces.

Verificar que el evento se desarrolle de acuerdo a lo previsto y que alcance los fines propuestos.  Chequear constantemente las necesidades del cliente, homenajeado e invitados…

Paula Anache.