En la actualidad el correo electrónico en la empresa transciende, ya que brinda comunicación entre las distintas áreas que la componen y sus clientes.
Es una manera fácil de brindar información, y es así que se disminuyen los gastos en fax, correo y llamadas, ya que estos medios son utilizados como segundas opciones, convirtiéndose el correo en una herramienta imprescindible por ser la base de comunicación.
El uso del correo electrónico es casi obligatorio, ya que su utilización va desde un simple trámite personal hasta una compleja gestión empresarial.
La gran mayoría de los individuos que inician algún tipo de comercio en línea o físico tienen el hábito de contar con correos gratuitos en Outlook y Gmail, los cuales no generan confiabilidad en los clientes, no obstante, una empresa, sin importar su tamaño tiene la obligación de demostrar su idea experta y colectiva, para así atraer al consumidor, además su creación es sencilla y trae numerosas ventajas.
¿Cuáles son las ventajas de usar el correo electrónico corporativo?
- Es ágil, ya que llega a destino de manera rápida
- No tiene costo
- Se necesita un enlace esencial a Internet
- Puede ser enviado a diversos destinatarios
- Se pueden enviar distintos registros de imágenes, videos, sonidos, etc.
- Beneficia al medio ambiente ya que impide las impresiones en papel
ADVERTENCIA
Prevenir la utilización excesiva, ya que genera dependencia de su uso y genera confusiones.
El uso del correo electrónico es casi obligatorio, ya que su utilización va desde un simple trámite personal hasta una compleja gestión empresarial.
COMO NAVEGAN LOS MENSAJES
Se inició como una idea, la cual permitía que los distintos empleados de una empresa, intercambiaran sus ideas, proyectos y experiencias, todo esto realizado a través de un reducido grupo de computadoras.
Formalidad y Experiencia del correo profesional
El correo corporativo es una manera sencilla de comercializar y publicitar la dirección electrónica de la empresa, demostrando así una imagen seria y su actividad como profesional.
Si una Compañía utiliza un coreo electrónico gratuito genera desconfianza e indecisión en la cualidad de sus productos y servicios prestados, generando asi un problema en los objetivos alcanzados en la empresa.
Un ejemplo sencillo:
La empresa pone a la venta una lista de nuevos productos. Recibe un e-mail de dos proveedores, sergio_11@hotmail.com y ventasonline@empresa.com, esta ultima sera tomada con una perspectiva distinta, generando confianza y profesionalismo.
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DETALLE A TENER EN CUENTA
La creación de un sitio para la empresa es algo fundamental, pero para esto, antes es necesario tener un dominio (sunombre.com). En el caso que se encuentre habilitado, podrá registrarse por un tiempo mínimo de un año y formar el correo electrónico, sin necesidad de obtener un sitio web.
El dominio tiene tres utilidades principales:
1 Que nadie pueda robar el nombre de su empresa, ya que no pueden conservarse dos nombres idénticos.
2 La creación de un correo corporativo.
3 Que la empresa se encuentre disponibles las 24 hs., ya que el correo está disponible en todo momento.
Dificultades inevitables
El tener un correo electrónico puede presentar algunos inconvenientes los cuales no pueden evitarse, como por ejemplo roturas, ya sea del hardware o servidor, virus del software, errores de la persona que opera, problemas de telecomunicaciones o red, etc. De la misma manera pueden presentarse problemas cuando se deba realizar el mantenimiento del servidor, actualizaciones y todo tipo de mantenimientos habituales.
REDACCIÓN DEL CORREO
Cada empleado de la empresa debe saber de manera precisa a quien va dirigido el e-mail, como así también no debe olvidar colocar el “ASUNTO” del correo, ya que a través de ello el destinatario conocerá el argumento y el objetivo que perseguimos.
No deben utilizarse grandes párrafos, porque son considerados una perdida de tiempo para ambas partes. Mas bien deben ser enunciados reducidos y correctamente estructurados, como así también el ultimo párrafo debe tener una síntesis del texto.
Algo básico y primordial son las normas básicas de educación, es importante el correcto uso de la gramática y los tonos empleados. Se debe tener en cuenta que es una comunicación escrita y quedara registro de ella.
Tiempo empleado para leer los correos
Un estudio de Officetime demuestra que el 33% de los empleados usan de una a dos horas para responder y leer e-mails en el horario de trabajo y el 22% pasa mas de dos horas solamente en examinar su bandeja de entrada.
Pero el inconveniente es mayor cuando se habla del “CHAT” ya que son intrusivos y generan niveles de estrés altos en los empleados, ocasionando un efecto adverso al e-mail.
La solución
Hay una serie de opciones que permiten emplear el correo electrónico sin perder demasiado tiempo:
- Se debe tener la bandeja de entrada limpia y eliminar todo tipo de mensajes insignificantes, como así también deben colocarse filtros para los mensajes “SPAM”
- La ventana del correo debe permanecer cerrada
- Designar como máximo tres momentos del trayecto laboral para lograr leer y responder los e-mail de manera habitual.
- No utilizar mas de 10 minutos para realizar la respuesta de un correo
- No remitir varios correos, ya se puede consolidar toda la información.
Teniendo en cuenta estas opciones, la actividad podrá incrementarse, porque genera un progreso, tanto a nivel empleado como a la compañía.
REFLEXIÓN
El uso del correo electrónico provoca un gran crecimiento en las comunicaciones de la empresa, ya que posee numerosas ventajas, pero para esto cada persona que integra la compañía debe conocer su correcto uso para no generar pérdidas de tiempo, deben tener en cuenta los inconvenientes que puede traer su uso, para así poder cumplir con los objetivos deseados, como ser la venta de productos o la prestación de algún servicio.
Es así que el correo electrónico se ha convertido en una herramienta necesaria y útil para trasmitir todo tipos de mensajes interna y externamente en las empresas. Es la identidad de la compañía y el inicio de la comunicación con la cual nos contactamos frecuentemente con nuestros clientes y proveedores.