Por si no lo sabias, la informática ha facilitado las tareas habituales de los departamentos de Recursos Humanos proporcionándoles una serie de herramientas de gestión. En la actualidad, las áreas de personal cuentan con aplicaciones de software que les ayudan en procesos como la selección, formación, evaluación del personal o el cálculo de nóminas. De este modo, no sólo se está optimizando el uso del tiempo y reduciendo los costes, sino que además mejorará la calidad de la información obtenida.
Se habla de Tecnología en RRHH desde varios puntos de vista:
- Las aplicaciones informáticas relacionadas a la gestión integral del área, con productos de actual vigencia comercial en el mercado, que brindan soluciones más o menos integrales (Meta4, Sap, People Soft, entre otros)
- Los avances de las telecomunicaciones y la transmisión de datos, originando nuevas formas laborales a distancia, con menor contacto personal pero, a la vez, sin demoras, sin oficinas, sin relaciones cara a cara, sin errores
- La robótica produciendo sucesivos y permanentes cambios en los procesos productivos, cambiando el perfil de los puestos y disminuyendo drásticamente los índices de empleo.
El objetivo de la función del departamento de Recursos Humanos en este aspecto es asumir el papel de facilitador de talento y de valor añadido que proporciona el capital humano a la organización. Para ello, es necesario que muchos de los departamentos redefinan su funcionalidad e incorporen elementos como la automatización de los flujos de trabajo, Internet, la implementación de centros de servicios compartidos para directivos y empleados, la intranet, etc.
Implantar tecnologías de la información en una empresa no es siempre sinónimo de mejora. Lo más importante es tener un objetivo claro y cuantificable a la hora de tomar las decisiones de para qué invertir, cuánto y cómo. El responsable de la selección de personal es un socio estratégico de la dirección empresarial, ya que la estrategia la diseñan y ejecutan las personas. Es en esta función donde más han influido las nuevas tecnologías.
Además del proceso de selección, las nuevas tecnologías también facilitan la gestión de la plantilla y de la carrera de los empleados. Por un lado, permite que las personas recién incorporadas puedan integrarse de forma rápida y económica en la empresa. Por otra parte, han aparecido programas que facilitan a las grandes empresas el seguimiento de la evolución de su personal. Para ello, es necesario poner en marcha programas de Counceling (análisis de competencias), Coaching (ayuda al desarrollo de competencias) y Mentoring (desarrollo de carreras).
Las nuevas tecnologías han dado lugar a nuevas formas de relación con el empleado. Una de sus principales herramientas es el portal corporativo, es decir, una página web interna (intranet) dirigida a los empleados en la que debería figura toda la información y herramientas necesarias para su adecuado desempeño en la empresa. Se trata de un estilo de dirección, basado en reconocer a los niveles más bajos de empleados su poder dentro de la organización, que fomenta la participación del empleado en la toma de decisiones y acepta sus ideas como elemento clave.
Aparece también la ‘mentoría biunívoca’: ya no sólo los veteranos forman a los jóvenes, sino que los jóvenes aportan su conocimiento sobre las nuevas tecnologías a los veteranos.
Los sistemas tecnológicos de gestión de Recursos Humanos se convirtieron en una herramienta esencial para garantizar la administración del área y el aumento de su productividad.
Una parte de estas aplicaciones que presenta múltiples ventajas es el Portal del Empleado, desde donde los propios trabajadores pueden consultar y compartir información con el departamento de RR.HH., tanto sobre días libres, horas de llegada y salida, permisos, justificantes, o el calendario laboral, entre otros. De esta forma, se garantiza un seguimiento adecuado por ambas partes, que se ve facilitado por la agilidad de los procedimientos de introducción de nuevos datos, corrección de anomalías, validación y supervisión.
A continuación nombraré algunas de las nuevas tecnologías utilizadas:
IHRMIS
Es un sistema integrado de información gerencial en recursos humanos, base de datos (útil para todos los procesos de RRHH), compartida no solamente por todos los miembros de una corporación global sino también por otras compañías.
MANAGEMENT AUDIT
Es una evaluación de personal gerencial mediante tecnologías tales como Management Audit, que participan de algunos conceptos de la evaluación de potencial muy útil como sistema de evaluación de competencias gerenciales, mediante entrevistas y evaluaciones profundas por parte de expertos.
KNOWLEDGE MANAGEMENT (KM)
Protege y conserva el conocimiento organizacional, genera oportunidades para ampliar las posibilidades de decisión, mejora los servicios y productos y agrega flexibilidad a la organización.
INTRANET
La intranet es la tecnología más usada en la prestación de servicios de RR.HH
BIOMETRÍA
Es la comparación de características físicas de los individuos con un patrón conocido y almacenado en una base de datos. Mediante esta tecnología, los lectores identifican a la persona a través de sus manos, patrones oculares, huellas digitales, emisión de calor o voz.
RH Pro
Este sistema es un módulo para la gestión de tiempos y diversas opciones que apuntan a la descentralización de la operación y al autoservicio de los empleados.
ORACLE
Su función es brindar herramientas para encontrar, extraer y analizar datos relacionados con el capital humano. También brinda una aplicación que permite realizar análisis sobre la fuerza laboral, presupuestos, desarrollo, salarios y reclutamiento.
Para terminar, podemos decir que las nuevas tecnologías que se han incorporado en las empresas, y más específicamente en el área de Recursos Humanos, han ayudado y facilitado en diversas tareas que se realizan. Tanto para la selección de personal, como también liquidaciones de sueldos, ya sea utilizando distintos sistemas, por ejemplo entrevistas realizadas por expertos, evaluaciones, tener una mayor flexibilidad a la hora de organizarse, utilizar métodos como lectores que identifican a la persona a través de sus manos, patrones oculares, huellas, etc.
Estas fueron algunas de las tantas nuevas tecnologías que se incorporaron a las empresas y más precisamente al área de RECURSOS HUMANOS.