El éxito de una organización y la satisfacción de las necesidades de sus clientes, depende de una empresa bien gestionada, integrada y controlada en tiempo real y en la que fluye la
información de manera eficiente, donde las funciones y responsabilidades estén debidamente asignadas y la existencia de una cultura de mejoramiento orientada al cliente interno como externo.
El problema que surge en la mayoría de empresas llegados a este punto es que los datos están inconexos. Lo que se desprende de este desorden es la dificultad de adquirir una visión desde todos los ángulos de cualquiera de las facetas del negocio. No se puede llegar al 360º, por ejemplo, acerca de un cliente, por razones como las siguientes, que son las más habituales:
-Las aplicaciones no se comunican bien.
-Los datos no tienen la calidad que deberían.
-La información no proporciona la fiabilidad esperada.
¿Porque implementar Data Storage Management?
A continuación, se describen las once funciones más importantes de la Gestión de Datos, que son las siguientes:
- Data Governance: se ocupa de la planificación, supervisión y control en la gestión y uso de datos.
- Data Architecture: encargada de establecer los modelos, políticas y reglas para gestionar los datos.
- Data Modeling & Design: que diseña la base de datos, implementación y soporte.
- Data Storage: función que determina cómo, cuánto y qué se almacena.
- Data Security: se encarga de todo lo relativo a la privacidad, confidencialidad y a garantizar un acceso apropiado.
- Data Integration & Interoperability: responsable de definir la integración y transferencia de los datos.
- Documents & Contents: establece las reglas aplicables a los datos fuera de las bases de datos.
- Reference & Master Data: buscan aportar una visión 360º de la información.
- Data Warehousing & BI: se ocupan de lo referente a datos históricos y analíticos.
- Meta-Data: trata de integrar, controlar y proporcionar meta datos.
- Data Quality: a través de la que se define, controla y mejora la calidad de los datos.
Los beneficios que reporta el cubrir adecuadamente los requerimientos de la función de Data Storage dentro de la gestión de datos serían, los siguientes, entre otros:
- Ahorro: la capacidad de un servidor para almacenar datos es limitada, por lo que guardar los datos sin una estructura, sin un orden lógico y careciendo de unos principios rectores, supone un encarecimiento que podría evitarse.
- Aumento de la productividad:cuando los datos no se han almacenado correctamente el sistema funciona de forma más lenta. Una de las estrategias que se suelen utilizar para evitar esto consiste en dividir los datos en activos e inactivos. Estos últimos se guardarían comprimidos y en un lugar diferente, para que el sistema siga siendo ágil, pero sin que ello suponga que quedan totalmente inactivos, ya que alguna vez puede ser necesario acceder a ellos de nuevo.
Los datos son un activo empresarial y como tal se debe tratar y proteger como cualquier otro, ya que se debe partir de la realidad actual, de la que se desprende que existe una necesidad imperante de introducir datos y guardarlos. De hecho, los objetivos estratégicos que tienen las empresas son cada vez más complicados y necesitan más datos para ser alcanzados.
La función Data Storage es el conjunto de especificaciones que sirven para definir cómo, cuándo y qué se almacena, en toda organización, independientemente del sector o el tamaño, puede observarse que los datos crecen a un ritmo exponencial y eso genera un problema a la hora de almacenarlos, ya no es suficiente con almacenar, sino que hay que definir una estrategia que siente las bases del almacenamiento.
La función de Data Storage busca implementar buenas prácticas y políticas que cumplan con los objetivos fijados desde el Data Governance, de forma que no se pierda alineación.