En una Agencia de Turismo se deben tener en cuenta muchos factores para llevarla correctamente al éxito, pero principalmente debemos cuidar el sistema contable para registrar correctamente los movimientos monetarios que se realizan en forma diaria, mensual y anualmente. De esta manera se sabrá si la empresa, sea grande, mediana o pequeña, está generando ganancias o pérdidas (Cuentas de resultados) según el capital inicial que se tiene y los distintos ingresos y egresos que se vayan generando a través de todo el ejercicio económico. Los Ingresos serán generados por las Ventas (facturación) y las erogaciones por los distintos gastos (ya sean de administración, comercialización y financieros) y a su vez también es muy importante el correcto registro de las Cuentas Patrimoniales (clasificadas en Patrimonio Neto, Activo y Pasivo).
En el año 2017 los turistas a nivel mundial generaron un gasto de 2680000 millones de dolares con un crecimiento teniendo en cuenta las variaciones inflacionarias y de moneda un 5.4% mas que el año 2016
La utilización del libro diario (obligatorio para cualquier tipo de empresa que genere movimientos de dinero) en el cual se debe asentar los ingresos y egresos de la compañía el cuál debe ser meticuloso, ordenado cronológico y sin enmiendas, ya que se rubrica por los entes gubernamentales correspondientes. Meticuloso en el sentido de que toda operación por mínima que sea debe ser asentada específicamente, clasificándola por tipo, si es un pasivo, activo o patrimonio neto que aumenta o disminuye, o si son cuentas de resultado (ganancia o pérdida). En el caso de moneda extranjera se debe realizar la cuenta de conversión a la cotización del día por más que la empresa cuente con cuentas contables de moneda extranjera.
El sistema contable en una Agencia de Turismo es muy importante ya que es donde se registran los movimientos monetarios diarios, mensuales y anuales. Cualquier empresa, ya sea una PYME, emprendimiento personal, o una empresa de gran tamaño, debe seguir las normativas impuesta por los entes reguladores (ejemplo llevar libro diario, libro de sueldos y jornales, etc.)
Los libros contables deben ser utilizados en toda empresa que tengan movimientos económicos y financieros, siendo los obligatorios el Libro Diario y el Libro de Inventario y Balance. En el primero, es donde se registran los hechos económicos de la empresa a través de asientos contables, y en el segundo se copian los Estados Contables del ente.
Se debe establecer el capital que utiliza la Agencia, ya sea físico o financiero, si se va a utilizar cuentas bancarias, cheques, si la misma trabaja con pago en cuotas, adelantos, forma en la cual se pagan los haberes, los créditos fiscales. Si las cotizaciones se pueden llegar a modificar por cuestiones inflacionarias, todo esto influiría en el aspecto contable.
La confección de los paquetes turísticos, presupuestos y el agregado de la comisión o mark-up se debe aclarar en el asiento de forma muy detallada, ya sea como pasivo, activo o resultado de cuenta. Lo cual deberá ser asentado en el libro diario, cronológicamente y sin enmiendas, para demostrar transparencia. Este asentamiento debe ser realizado mediante el nombramiento de las cuentas respectivamente a cada operación, las cuales deben ser detalladas en base a qué operación corresponde, como, por ejemplo: Cuenta de comisiones por venta tour a Bariloche.
Como en todo proceso de contabilidad se deben enumerar y clasificar las fuentes de ingresos y egresos, ya sea el capital (físico o financiero), ganancias, pérdidas (las cuentas de resultados) y las cuentas patrimoniales, que podemos clasificar como activo, pasivo, patrimonio neto.
Luego de asentar en los libros la información correspondiente se debe realizar el Balance y la suma de saldos. En el cual se coloca cuenta por cuenta los montos de dinero que tuvieron movimiento en el mes corrido, no importa si fueron entrantes o salientes, pérdidas o ganancias. Consecuentemente se procede con la determinación del estado de la situación patrimonial de la Agencia en el cual se debe establecer que el activo sea la suma del pasivo más el patrimonio neto.
A continuación, detallamos 4 puntos esenciales para entender la contabilidad en una Agencia de Viajes:
1. ECUACION CONTABLE
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
ACTIVO: es un recurso económico propiedad de la agencia de viajes, del cual se espera que rinda beneficios en el futuro.
PASIVO: representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores.
CAPITAL: es el aporte de los dueños conocidos como accionistas o socios.
Por ejempo: Constituimos una sociedad en donde los socios aportan $ 100.000
ACTIVO
PASIVO
CAPITAL
$ 100.000
–
$ 100.000
2. ¿QUÉ ES UNA CUENTA?: es el lugar donde se anotan los aumentos o disminuciones de cada partida provocados por los componentes de una transacción.Existe una cuenta por separado para cada clase de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Gastos.
Contablemente, el uso de esas cuentas me permite armar ASIENTOS CONTABLES, donde debemos tener en cuenta un principio fundamental:
La Suma del DEBE debe ser Igual a la Suma del HABER
3. MAYOR Y SALDO DE CADA CLASE DE CUENTA
En el gráfico, se puede ver el Mayor de cada tipo de cuenta: una especie de T mayúscula, con el Debe a la izquierda y el Haber a la derecha, de ambos lados de la T.
El Signo + implica el tipo de saldo que tendrán estas cuentas:
SALDO DEUDOR: ACTIVO y GASTOS
SALDO ACREEDOR: PASIVOS, CAPITAL e INGRESOS
El Signo – se refiere a aquellas acciones de negocios que disminuyen cada uno de estos tipos de cuentas.
Por ejemplo:
· Si cobramos un viaje a un cliente, eso SUMA a la cuenta CAJA que es del ACTIVO.
· Si pagamos el servicio eléctrico de la agencia, eso RESTA a la cuenta CAJA
4. ESTADO DE RESULTADOS y BALANCE
El Estado de Resultados nos muestra cuál es la ganancia o pérdida que tuvimos durante el ejercicio económico.
Ejemplo:
AGENCIA DE VIAJES “ARGENTINA”
ESTADO DE RESULTADOS
AL 31/12/2017
Ingresos por Venta de Paquetes Turísticos
10.000
Ingresos por Venta de TKTs Internacionales
5.000
Total Ingresos
15.000
Alquiler mensual de Oficina
4.000
Compras de Servicios a Proveedores Turísticos
9.000
Total Egresos
13.000
Utilidad del Período
2.000
