Programas y Presupuestos

Programas y Presupuestos

Programas: Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.

La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:

• Identificar y determinar las actividades comprendidas.

• Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.

• Interrelacionar las actividades, es decir, determinar qué actividad debe realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente, y por último, que actividades deben efectuarse posteriormente.

• Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración.

El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a su ejecución en cuanto a la fecha de inicio y terminación de cada actividad.

Clasificación de los programas

• Tácticos: Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad, su función consiste en establecer el programa, así como de coordinar y supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido.
• Operativos: Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad, siendo más específico que el táctico.

Importancia de los programas

1. Suministran información e indican el estado de avance de actividades.

2. Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.

3. Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.

4. Determinan los recursos que se necesitan.

5. Disminuyen los costos.

6. Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.

7. Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades.

8. Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. Y evitan la duplicidad de esfuerzos
   

Presupuestos: Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.

Características de los presupuestos:

• Es un documento formal, ordenado sistemáticamente.

• Es un plan expresado en términos cuantitativos.

• Es general, porque se establece para toda la empresa.

• Es específico, porque puede referirse a cada una de las áreas en que está dividida la organización.

• Es diseñado para un período determinado.

Clasificación de los presupuestos

En relación con el nivel jerárquico:

• Estratégicos o corporativos: Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo; El presupuesto de resultados.

• Tácticos o departamentales: Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Ejemplo; Presupuesto de ventas.

• Operativos: Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo; Presupuesto de la sección de mantenimiento.

Por la forma en que se calculan:

• Fijos o rígidos: Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.

• Flexibles: En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha.

• Por programas: Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios.

Por su utilización:

• Presupuestos de operación: Que abarcan presupuestos de ventas, compras, producción, mano de obra, gastos diversos, etc.

• Presupuestos de capital: Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa, y de activos fijos tales como maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, etc.

• Presupuesto financiero: En él se contemplan; balance, estado de resultados, flujo de caja, etc.

Importancia de los presupuestos

• Convierte los aspectos de ejecución de los planes en unidades de medidas comparables.

• Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los departamentos y secciones en forma conjunta.

• Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.

• Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta.

• Es un medio de control que permite controlar las operaciones.

• Determina el límite y alcance de las erogaciones.

• Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente identificadas.

• Estipula por centros de responsabilidad, quienes son los responsables de su aplicación.

• Genera una comprensión más clara de las metas organizativas.

• Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades.

• Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en materias, tiempo, etc.